Suchen Sie den Dialog

Wir wissen, Kommunikation ist alles! Auch wenn Hausmeister eigenständig arbeitende Menschen sind, haben sie Abstimmungsbedarf mit Vorgesetzten, Kollegen und Nutzern öffentlicher Einrichtungen, besonders da sich immer mal wieder gesetzliche Änderungen ergeben.

Damit im Alltag auch zukünftig alles rund läuft, macht eine Jahres-Einweisung nicht nur für neue Kollegen, sondern für wirklich jeden Mitarbeiter eines Hausmeister-Teams durchaus Sinn.

Auf der Tagesordnung einer Hausmeister-Einweisung stehen im Normalfall die folgenden Punkte:

1. Termin-Kalender und Planung Jahresausfluges
2. Neuerungen bei den monatlichen Stunden-Zetteln, Vorgaben der Lohnbuchhaltung
3. Hinweis auf Selbstverantwortung für die Einhaltung einschlägiger Vorschriften
4. Terminplanung für Einzelgespräche

Das Verständnis für solche hausinternen ‚Hausmeister-Treffen’ ist in der Praxis nicht immer gegeben. Warum auch? Die eingefahrenen Wege sind bisher immer gut gegangen, Probleme wurden intern gelöst, und Unfälle oder Strafverfahren kennt man nur vom ‚Hörensagen’. Eine heile Hausmeisterwelt sozusagen – so lange, bis entweder eine provozierende Ansage in einem Bürgergespräch, ein Zwist im Mitarbeitersystem oder eine Panne bei einer Veranstaltung für Unruhe sorgen. Oder das neue Personal schneidet die alten Zöpfe ab und trägt die bisherigen Belastungszeiten nicht mehr mit … Dann ist Ärger programmiert!

Wenn Änderungen von außen aufgedrängt werden, haben die Etablierten ein Problem. Die Verantwortlichen werden geschoben und sind nur noch bedingt Chef eines Verfahrens und einer Entwicklung!

Und wenn Wortmeldungen wie die folgende in einer öffentlichen Versammlung kommen, dann wackelt eine ganze Behörde und bekommt schlechte Noten: „Ich bin Lehrerin an der größten Schule in unserer Stadt. Heute und in den vergangenen Tagen hatten wir Außentemperaturen von 28 Grad. In den Klassenzimmern ist trotzdem die Heizung voll durchgelaufen, weil sie nicht abgeschaltet oder geregelt werden kann. Die Klassenzimmer sind unerträglich warm, ein ordentlicher Unterricht ist nicht möglich. Was würden Sie tun, wenn sie Bürgermeister werden, um dieses Problem abzustellen?“

Um solche Situationen vermeiden zu können, müssen die Verantwortlichen miteinander reden. Wenn klar geregelt ist, wer in welchen Situationen zuständig ist – also der Hausmeister oder in öffentlichen Einrichtungen das Personal – können Probleme schneller gelöst werden.

Der Blick nach vorne

Jeder Arbeitsschritt ist ein Schritt in die Zukunft. Licht ein – Licht aus, manche Schritte regeln die Situation für die nächsten Minuten und die direkt folgende Nutzungseinheit. Andere Schritte zeigen die Auswirkungen in den nächsten, Tagen, Wochen, Monaten usw. Eine Erst-Einweisung für das Personal sollte neben der Arbeitsplatz-Einweisung auch eine komplette technische Einweisung und die Organisation von A bis Z, also von Abfallbeseitigung bis Zeitmanagement, beinhalten. Eine Hausmeister-Einweisung für das vorhandene Personal soll Negatives erfolgreich abwehren.

1. Keine Formfehler zulassen:

Wenn in einer ungünstigen Situation Formfehler aufgedeckt werden, konzentrieren sich Schuldzuweisungen auf diese Formfehler und nicht mehr auf die eigentlichen Schadensursachen. Das heißt, die Schuldzuweisungen erfolgen pauschal wie zum Beispiel beim Autofahren ohne Führerschein.
Also: Einweisungspflichten müssen wahrgenommen und protokolliert und damit nachweisbar belegt werden.

2. Der wache Blick gegen Gewohnheit und Flüchtigkeitsmängel:

Jede Person unterliegt der Entwicklung zur Betriebsblindheit. Das ist keine Frage von Intelligenz und Arbeitseifer, das ist ein ganz natürlicher, menschlicher Ablauf. Handlungsbausteine werden durch häufige Wiederholung zur völligen Normalität wie der Atemrhythmus. Wenn sich dann kleine Fehler einschleichen, werden diese kleinen Fehler auch Bestandteil der Normalität.
Also: Eine Einweisung darf nicht nur wiederholen, sie muss Anreize aufzeigen, um routinierte Abläufe auch einmal aus einer anderen Sichtweise anzugehen und sie zu verbessern.

3. Motivation hat sehr viel mit Wertigkeit zu tun:

Personen, die immer da sind, werden in den Köpfen der anderen zum Bestandteil der Einrichtung wie ein Möbelstück. Sie funktionieren, sind da, wenn sie gerufen werden, sind positiver Nutzwert-Faktor! Wie wichtig Hausmeister sind, wird öfters dann (schmerzlich) erkannt, wenn etwas nicht funktioniert und die schnelle Hilfe nicht zur Verfügung steht. Was immer zur Verfügung steht, ist kein seltenes Gut. Doch Wertigkeit hat auch etwas mit Wahrnehmung zu tun. Jeder hört gerne Sätze wie „Sie fehlen uns, wenn Sie nicht da sind“.
Also: Eine Einweisung wirkt auf und für Teilnehmer und vermittelt ein Verständnis für An- und Abwesenheiten.

4. Mut zu Veränderungen:

Nur der Wandel hat Bestand. Veränderungen müssen positive Wirkungen haben. Vor dem Umsetzen von Veränderungen müssen folglich Aufwand und Wirkung dieser Veränderungen erkannt und durchdacht werden. Kein Mensch hat genügend Zeit, um alle Fehler selber zu machen und aus eigenen Fehlern zu lernen. Deshalb: Lerne aus den Fehlern anderer!
Also: Eine Einweisung oder ein Seminar vermitteln Beispiele aus der Praxis, die motivieren und Schwachstellen oder Fehler im Veränderungsprozess minimieren.

5. Gegenseitige Erfahrungen nutzen:

Auch wenn jede öffentliche Einrichtung Alleinstellungsmerkmale und eine große Vielfalt von eigenen Aufgaben hat, treten die gleichen Probleme auf. Zum Beispiel, was Verunreinigungen in öffentlichen Einrichtungen angeht. Gute Beispiele zum Beispiel bei Natursteinreinigungen, Nano-Reinigungsmitteln, Video-Anwendung zur Sicherheitsunterstützung, Schaltschrank-Zugang usw. können auch anderen helfen. Nutzen und Unbequemlichkeiten, auch in so einfachen Dingen wie Fundsachenmanagement, Arbeitshilfen durch Schüler oder Personen, die Sozialstunden ableisten müssen, können durch Gespräche in ein gutes Fahrwasser gebracht werden.
Also: Einweisungs-Seminare sind keine Vorlesung und kein Stillsitzen sondern ein Dialog mit Betroffenen und Anwendern.

6. Wo liegt die Betriebsanweisung für die Notausgänge-Beleuchtung?

Wann wurden die Batterien der Rauchmelder zuletzt gewechselt? Wo sind die genehmigten Bestuhlungspläne für die Aula? Wenn eine Person neu und unvorbereitet in die Aufgaben eines plötzlich erkrankten Hausmeisters treten muss, kommen tausend Fragen. Viele sind mit gesundem Menschenverstand zu beantworten. Aber schützt dieses Handeln auch im Streitfalle vor Gericht alle beteiligten Personen (Hausmeister, Vorgesetzte)? Banale Situationen wie „die Müllgefäße standen zu nahe am Gebäude, deshalb zog beim Mülleimerbrand zusätzlich Rauch ins Gebäude“ haben schon viele Verantwortliche zum Schwitzen gebracht.
Also: Einweisungen und Seminare sollten immer auch das Ablage-System für Betriebsunterlagen ansprechen – oft ist eine Aktualisierung notwendig.

7. Einheitliches System für die Betriebsunterlagen:

Bei einer Busreise wurde unser Bus (und damit alle Passagiere) von 13 Uhr bis kurz vor 18 Uhr am Weiterfahren gehindert, weil der Aushilfsfahrer bei einer Fahrzeugkontrolle die notwendigen Papiere nicht finden konnte. Erst über längere Telefonate und Bildübermittlungen per Foto-Handy konnten die Fahrzeugpapiere nachgewiesen werden. Wer in der Verantwortung für andere Menschen oder für fremdes Hab und Gut steht, der steht auch in der Verantwortung für die notwendigen Unterlagen. Eine geordnete Ablage aller Unterlagen beginnt mit dem Ablagesystem. Ein gutes System unterstützt auch Springer, Personalwechsel und unvorhersehbare Noteingriffe bei Rolltoren, Lüftung, Beleuchtung usw.
Also: Das Auffinden von Unterlagen ist ein wichtiger Punkt. Mit dem Notfall-Ordner-System (NOS) haben Sie eine gute Arbeits- und Ablagegrundlage.