3. Dezember 2018

Das Genie beherrscht die Ablage

Wo bewahren Sie wichtige Dokumente auf? Im dicken Papierstapel Ihres Schreibtischfachs? Da sind Sie nicht der Einzige. Wie sich die Unterlagen mit System verwalten lassen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die folgende Philosophie ist eine weit verbreitete: Die sicherste Ablage für alle wichtigen Gebäudeunterlagen (Hausmeister-Unterlagen) ist der Stapel im Schreibtischfach. Denn, egal was gesucht wird, in diesem Stapel wird alles gefunden. Es geht nichts verloren, jeder Neue hat ungehinderten Zugang und wird findig. Früher oder später halt. Wenn er oder sie die Dokumente nicht findet, dann kann ich beweisen: Der Stapel verliert nichts! Man muss nur lange genug durchblättern.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht alleine mit Ihrer Ablagephilosophie. Die Meinung, dass sowieso alles Wichtige im Büro des Rathauses, im Computer oder im Internet schneller gefunden wird als im Hausmeisterarchiv, ist keine Seltenheit. Aber eins ist uns auch allen klar: Der Fachmann unterscheidet sich vom Laien dadurch, dass er weiß, wo seine Dokumente zu finden sind!

Also genug der Häme. Wie sieht eine korrekte, der Fachfrau und dem Fachmann gerecht werdende, zukunftsfähige Ablage für Gebäude- und Anlagenunterlagen aus? Wir fassen das Thema in zwei Dokumenten-Bereiche:

Unterlagen, die der Sicherheit und dem Betrieb dienen sollen
Unterlagen, die nur meinen persönlichen Bereich (Personalunterlagen) betreffen. Dieses System ist von Ihnen für Sie erstellt. Da sich mit dem unter 1. genannten Ablage-System auch andere schnell zurecht finden müssen, konzentrieren wir uns im heutigen Artikel darauf.

Unterlagen, die für Sicherheit und Betrieb notwendig sind

Unfälle kommen ohne Ankündigung und stehen schon gar nicht im Terminkalender. Und Unfälle sind nicht an irgendwelche Arbeitszeiten oder Anwesenheitspflichten gebunden. Unfälle können zu jeder Zeit – bei Tag und Nacht, an Sonn- und Feiertagen, in den Ferien und bei Festbetrieb – vorkommen. Unfälle können auch durch ‚unbefugtes Betreten’ ausgelöst werden, dabei denken wir nicht nur an Einbrüche sondern auch an z.B. neugierige Kinder – und gar nicht so selten – an Tiere. Aushilfspersonal und Standardpersonal müssen in solchen Fällen unverzüglich Zugang zu den wichtigen Unterlagen erhalten und das System sofort verstehen. Und im nächsten Schritt sofort richtig reagieren: Wie wird zum Beispiel bei Stromausfall das Garagentor geöffnet? Wo wird die Wasserleitung für Rasensprenger reguliert? Wer organisiert ist, findet die Antworten schneller.

Das System für Ablagen in zehn Punkten

Zugang, Erkennen, Nutzen: In allen Einrichtungen einer Stadt stehen die Unterlagen für Betriebssicherheit an einem einheitlichen Platz (z.B. am Hausmeister-Schreibtisch, rechts neben der Telefonanlage)
haben alle Ablageordner eine einheitliche Farbe (z.B. gelb
haben alle Ordner die gleiche Ablagestruktur (z.B. Gliederung / Einteilung nach dem NOS-System für Hausmeister)

Die Ablage gliedert sich in drei Bereiche:
1. Notfall-Unterlagen in Sekunden aufnehmen und sofort handeln
2. Betriebsunterlagen für Hausmeister und Anlagen-Verantwortung – Orientierung im Gelände oder Raum, Technik, Fluchtwege, Betriebsvorschriften wie Bestuhlung usw.
3. Eigentum sichern und Langzeitgedächtnis

Notfall-Unterlagen sind kurz und prägnant. Sie sind so deutlich ausgedruckt, dass die Inhalte schnell und auch bei nicht optimalen Sichtverhältnissen gelesen werden können. Sie haben eine Untergliederung in fünf Register-Bereiche
1. Telefon-Betrieb (z.B. notwendige 0-Vorwahl oder #-drücken?) – Gesprächs-Radius = Ortsnetze – die wichtigsten Telefon-Nummern – Gesamtinhalt max. 1 Seite in großer Schrift)
2. Die Schlüsselverwaltung: Wo sind wichtige Schlüssel? Wer hat den Zugang zu Schlüsseln / Räumen / sicherheitsrelevanten Bereichen wie Aufzüge, Rolltore oder Lüftung?
3. Flucht- und Rettungswegeplan, Vorkehrungen für Rettungskräfte
4. Erste-Hilfe-Ausstattung: Wo finde ich Verbandsmaterial?
5. Durchsage- und Alarmierungs-System: Wo ist die zentrale Durchsage-Einrichtung

Betriebsunterlagen für das Betriebspersonal haben eine einheitliche Gliederung. Schließlich sollten auch die Springer und die Hausmeister-Vertretung schnell erkennen, wie die Notbeleuchtung, der Rauchabzug, das Heizungssystem, das Abfallmanagement, die Lüftungs-Wartung oder die Notstromversorgung funktionieren.

Eigentum sichern und Langzeitgedächtnis: Hier sind Betriebsanleitungen, Ersatzteil-Verzeichnisse, Garantie- und Gewährleistungsunterlagen, Kundendienstprotokolle, Inventarverzeichnis usw. abgelegt.

Was wird abgelegt? Übersichtspläne, Bilder, Texte, Vordrucke
In den Bereichen Register 1 bis 5 (Notfall-Situationen) ist Disziplin gefordert. Nur die notwendigen Unterlagen werden hier (schnell und gut leserlich) abgelegt und einmal im Monat durchgesehen. Bei Dienstantritt von ‚Neuen’ sind hier die 1. Fach-Informationen.
In den übrigen Bereichen wird das abgelegt, was dem Personal dient. Pläne, Fotos, Vordrucke, Dienstanweisungen usw. Auch alles, was vielleicht im nächsten Jahr – wenn wieder ein Kirchenbasar stattfinden sollte – wichtig ist.
Und alles mit einheitlicher Ablage-Gliederung. Wir empfehlen Ihnen die NOS – Notfall und Normalfall Ordnerablagen für Sicherheit.

Vom Betriebspersonal wird erwartet, dass Mitteilungen kurz, präzise, aber immer gut verständlich abgegeben werden. Wenn z.B. eine telefonische Mitteilung an den Bauhof erfolgt, dass im Außenbereich ein Spielgerät nicht mehr in Ordnung ist und die Bauhofmitarbeiter eine Absperrung anbringen sollen, dann ist es gut, wenn per Mail oder Fax auch ein Übersichtsplan mitgeteilt wird. Das Gleiche gilt, wenn von einem Fremdunternehmen eine Dienstleistung an einer bestimmten Stelle, in einem bestimmten Gebäude oder Stockwerk angefordert wird. Die Fachfrau und der Fachmann zeichnet sich dadurch aus, dass sie und er präzise angibt, wo exakt was genau gemacht werden sollte. Ungenaue Angaben sind immer ein Zeichen von ungenauen Kenntnissen.

Personal-Einweisung: Mit einem guten Ablagesystem werden Personaleinweisungen effektiv, rechtssicher und zeitsparend. So werden immer im Durchlauf der Unterlagen auch die Themen Bestuhlungspläne, Feuerlöscher, Notausgänge usw. mit den richtigen Unterlagen besprochen. Arbeitsbelege, Protokoll-Anforderungen (bei Unfällen, Störfällen und dem ganz normalen Betrieb mit Materialbestellungen etc. werden systematisch besprochen. Die Ablage ist der Leitplan für Einweisungen.

Zusatzgeräte, Gerätereparaturen, Gewährleistungen, Wartungsintervalle: Das komplette Programm im Jahresverlauf und die gesamte räumliche Anlage mit Ausstattungen und Geräten (nicht Fachausstattung wie Schul- oder Sportbetrieb etc.) kann nicht dem Zufall überlassen bleiben. Ein Ablagesystem muss gewährleisten können, dass auch bei Personalwechsel, bei Aushilfen und bei unvorhersehbaren Ereignissen ein Betriebsablauf entsprechend den gesetzlichen Anforderungen möglich ist und unterstützt wird. Garantien, Versicherungen, Kostenerstattungen usw. werden wegen Unkenntnis an der Arbeitsfront oft nicht umgesetzt. Den Städten und Gemeinden entstehen dadurch jährlich Schäden in Millionenhöhe.