Schluss mit dem Zoff ums Schippen!

Alle Jahre wieder – fallen erst die Blätter, und dann ist oftmals der Winter nicht mehr weit. Während sich die kleinen Bürger über die weißen Flocken unendlich freuen, macht die Räum- und Streupflicht den Erwachsenen nicht immer Freude. Nicht selten gibt es sogar Zoff, weil die Pflichten nicht bekannt sind.

Klare Regeln für den Winterdienst helfen eindeutig.

Und wann macht ein Werkvertrag Sinn?

Jede Gemeinde stellt die Regeln für ordnungsgemäßen Winterdienst auf. Per Satzung und somit verbindlich für alle Bürgerinnen und Bürger werden Zeiten und Umfang geregelt. Das kann von Gemeinde zu Gemeinde und von Ort zu Ort unterschiedlich geregelt sein. Aber eines gilt überall: Verbindlich ist die Regelung auch für gemeindeeigene Straßen-Anlieger-Grundstücke und Gebäude! Satzungsrecht gilt auch für Rathäuser, Schulen oder Kirchen. Wenn das nicht so sein sollte, dann müssen diese Ausnahmen in der Satzung geregelt sein. Alle Absprachen, Dienstanweisungen oder Arbeitsplatzbeschreibungen, die den Satzungsvorgaben widersprechen, sind fehlerhaft und können eine Ordnungswidrigkeit oder sogar eine strafbare Handlung darstellen.

Strafbar handelt, wer eine Straftat begeht, anderen bei einer Straftat behilflich ist oder unterstützt oder den anderen zu einer Straftat anleitet beziehungsweise ihm zu einer Straftat rät. Wenn also die privaten Straßenanlieger Winterdienstpflichten aufgebrummt bekommen, dann gilt dies in gleichem Umfange auch für alle öffentlichen Gebäude und Grundstücke.

Wenn die Arbeitszeiten nicht ausreichen …

So unterschiedlich die Aufgaben für Hausmeister sind, so unterschiedlich sind auch die einzelnen Arbeitsplatzbeschreibungen und entsprechend auch die Arbeitsverhältnisse. Wie die einzelnen Pflichtaufgaben vorgegeben werden, sollte jeder Dienstherr und jeder Hausmeister kennen. Also wie sieht die ordnungsgemäße Erfüllung der Winterdienstpflichten bei Ihrem Gebäude und Grundstück aus? Das müssen Sie selber abklären und wissen!

Wenn die Arbeitszeiten zur Aufgabenerfüllung nicht ausreichen, muss der Hausmeister dies seinem Vorgesetzten mitteilen! Schließlich ist er der oder die legitime Vertretung des Grundstückseigentümers / -Besitzers. Die Anstellung als Hausmeister für das Gebäude und Grundstück XY beinhaltet diese Rechts- und Pflicht-Position. Nur durch ergänzende Arbeitsvertragsregelungen- und oder Dienstanweisungen werden diese Aufgaben eingeschränkt oder erweitert. Sehr oft fehlen schriftliche Unterlagen hierüber, und das Personal handelt nach geübter und vorgegebener Praxis. Salopp gesagt: Gearbeitet wird wie immer!

Die Arbeitgeberpflichten beinhalten auch die Arbeitsschutzbedingungen wie Arbeitszeiten einhalten, Schutzkleidung usw. Daher müssen auch Ruhezeiten und wöchentliche Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Wobei selbstverständlich besondere Ereignisse auch Ausnahmeregelungen zulassen. Auch im Tarifrecht werden solche zeitlich begrenzten Mehrarbeiten abgedeckt.

Das Problem ist, dass niemand sagen kann, wie lange der Winter dauert, wie oft Glätte oder Schneefall herrschen und zusätzliche Arbeitszeiten oder Sondereinsätze an Sonn- und Feiertagen erforderlich werden.

Die eigenen Regeln einhalten

Gut ist es, den Winterdienst frühzeitig zu planen, um ihn bestmöglich erfüllen zu können. Was spricht für eine Fremdvergabe? Das Für und Wider können für Ihren Bereich nur Sie beurteilen. Wir wollen nur ein paar Argumente zu diesem Thema aufzeigen.

Fremdvergabe für ’Problem-Aufgaben’ – einfache Tätigkeiten

Problemaufgaben sind immer die Aufgaben, die in Ihrem Umfeld überdurchschnittlichen Aufwand verursachen bzw. schwierig zu organisieren sind.

• Winterdienst an Samstagen, Sonn- und Feiertagen: Gerade die Weihnachts- und Neujahrszeit kann für das Personal zur Belastung werden. Der Hausmeister ist oft (fast) ganzjährig auch in Wochenendeinsätze verwickelt. Um den Familienfrieden zu fördern, werden Freistellungen in diesen Feiertags-Wochen gerne angenommen. Die Arbeitsmittel (Geräte, Verbrauchsmaterial) sollten dem Wochenendpartner zur Verfügung gestellt werden.
•  Winterdienst an punktuellen Stellen:Besondere Stellen können zum Beispiel enge Altstadt-Bereiche oder Friedhofbereiche sein. Dort sind viele ältere und gehbehinderte Menschen unterwegs. Auch Durchgangswege, Fußgängerbereiche bei Heimen und Begegnungsstätten müssen besonders gut geräumt werden. Personen-Treffpunkte schon früh morgens oder spät abends eignen sich immer für Sonderlösungen. Hier wird ein „guter Winterdienst“ auch besonders von den Bürgern wahrgenommen.
• Urlaubs- und Krankheitsvertretungen: Winterdienst duldet kein Verschieben der Einsatzzeiten. Auch wenn die Bürger in (fast) allen Fällen bei Krankheit Verständnis aufbringen, dass heute der Gehweg rund ums Rathaus erst später geräumt und gestreut wird – doch spätestens dann, wenn ein Unfall protokolliert wird, wird auch die Qualität der örtlichen Personal- und Winterdienstorganisation auf den Prüfstand kommen.

Fünf Gründe, die für Fremdvergabe sprechen können

• Personal-Engpässe und Personalfürsorge: Durch das früher so beliebte Zauberwort ‚Outsourcing’ kann das eigene Personal entlastet werden. Zu Beginn des Winters kann niemand sagen, wie viele Winterdienst-Stunden in diesem Winter anfallen. Bei Fremdvergabe müssen Vertragspartner die erforderliche Flexibilität mitbringen.

• Probleme und Engpässe überbrücken: Vorübergehende oder längerfristig ungewisse Personalressourcen können zum Beispiel für den nächsten Winter gelöst werden. Damit kann auch ein Probelauf für Fremdvergabe verbunden werden.

• Probleme verlagern: Winterdienst ist vielfältig und benötigt Sensibilität. Gerade dort, wo auch die Politik mitredet, sind öfters persönliche Wahrnehmungen unterschiedlich in der Bewertung über Qualität, Zeitnähe, Umfang etc. in der öffentlichen Diskussion. Durch Vergabe wird der Leistungskatalog vorgegeben, die Erfüllung erfolgt von dritter Seite. Das Gemeindepersonal wechselt vom Leistungserbringer zum Kontrolleur.

• Geräte und Streumittel, Teil-Aufgaben, Verkehrssicherheit: Als Überbrückung oder auch als Daueraufgabe kann ein bestimmtes Teilgebiet zum Beispiel wegen starker Verkehrsfrequentierung, Steilstrecke, zur Lärmreduzierung (vom Maschinen- zum Handeinsatz), im Bereich von Bushaltestellen, Fuß- und Radwegen an Dritte vergeben werden, weil beispielsweise Anwohner zur Verfügung stehen, die gegen Entgelt im Bereich von Treppen, Bushaltestellen usw. die Räum- und Streudienste durch Handarbeit erfüllen. Auch der notwendige Geräte- und Streumitteleinsatz kann von einem größeren Unternehmen effektiver und schneller erbracht werden, wenn das eigene Personal bzw. die optimalen Geräte nicht zur Verfügung stehen.

• Örtliche Leistungsanbieter: Wenn diese zur Verfügung stehen, dann können sie mit vorhandenem Personal und Gerät schneller und effektiver vorgegebene Aufgaben erfüllen.

Fünf Gründe, die gegen eine Fremdvergabe sprechen

• Schnelle Handlungsfähigkeit, ohne Vergaberitual und Vorschriften: Wenn Neues hinzu kommt, Veränderungen notwendig sind, der Leistungsumfang unklar ist oder sich verändert, dann kann Fremdvergabe auch zum Ausschreibungsproblem werden. Bei eigenem Personal sind diese Probleme nicht relevant.

• Stabilität und Vertrauen in das eigene Handeln: Wenn ein Dritter in der Pflicht steht, können die Umsetzungen erschwert sein. Der Bonus im Sinne des Mottos „die Gemeinde sind wir alle“ kann verloren gehen. Abgrenzungen eigenes Personal / Fremdleistungen können Probleme erzeugen.

• Das Personal: Im Sommer für die Grünanlagen, nach Sturm- und Hochwasser für Aufräumarbeiten, im Friedhof für Wege-Ausbesserungen, bei Pflegearbeiten auf Spielplätzen – muss vorgehalten werden. Eine intakte Gemeinde benötigt einen Personal-Sockel, um die örtliche Lebensqualität, das Erscheinungsbild der Gemeinde und die kommunalen Pflichtaufgaben ganzjährig zu sichern. Ist das Personal erst mal reduziert, fällt es schwer, auf Notsituationen zu reagieren. Niemand weiß, wann und wo diese nötigen Personaleinsätze dringend gebraucht werden. Eigenes Personal ist ganzjährig flexibel und eine unverzichtbare Unterstützung in X-Situationen. Wer will diese Unterstützung verlieren?

• Reagieren auf Veränderungen: Wenn Veränderungen notwendig werden, weil ein Wasserrohrbruch in einem Straßenbereich aufgetreten ist, eine Baustelle nicht rechtzeitig fertiggestellt werden konnte, eine Verkehrsumleitung notwendig wurde, dann kann mit eigenem Personal besser und schneller reagiert werden. Der Räum- und Streuplan kann mit eigenem Personal kurzfristig verändert werden. Das eigene Personal kann selbständig reagieren.

• Wissen erhalten: Das eigene Personal kennt Schwachstellen und Befindlichkeiten von Bürgern. Da sind Spielplätze, Sportanlagen, Schulen, Kirchen oder Altenheime, Personen mit Behinderungen, die auf Rollator oder sogar Rollstuhl angewiesen sind. Da ist eine Schwemmstelle, bei der sich Tau- und Regenwasser ansammelt, wenn Schneeschmelze eintritt. Wasserabläufe und vieles mehr hat das eigene Personal im Blickfeld. Die Unterstützung einzelner Bürgerbelange und auch humanitäres, soziales Räum- und Streuarbeiten wird das eigene Personal immer besser umsetzen als dies ein nur nach Auftrag, Zeit und Vergütung arbeitender Vertragspartner macht.

Die Inhalte des Werkvertrags

Auch wenn die Grundzüge für eine Vereinbarung bekannt sind, möchten wir den Vertragsentwurf von oben nach unten durchkämmen.

1. Adressen und Ansprech-Personen der Vertragsbeteiligten mit Nennung der jeweils zuständigen Personen einschließlich mindestens einer Stellvertreter-Person. Es sollte sofort erkennbar sein, wer ‚die richtige Adresse’ für Kontakte ist. Jede Post, jedes Gespräch, jedes Anliegen braucht einen korrekten Absender und eine korrekte Anschrift. Nur wenn beides ‚treffend’ benannt ist, können Reklamationen, Aufträge usw. richtig ankommen. Gerade in Aufgabenfelder, in denen öfters kurzfristige Entscheidungen zu treffen und zu übermitteln sind, muss diese Adresse korrekt und unmissverständlich eingehalten werden. Bei Gerichtsverfahren sind Verfahrensmängel häufiger entscheidend als Schuldverhalten.

2. Gegenstand des Vertrages: Es gibt zwei Möglichkeiten, den Winterdienst korrekt in den Vertrag aufzunehmen:

• Winterdienst in den Straßenbereichen / Gehwegbereichen / Parkplatzbereichen der Straßen …… im Umfang der gesetzlichen und örtlichen Verpflichtungen.
• Exakte Benennung der Aufgabe, z.B. Winterdienst im Bereich des…. Schillerschule-Gebäudes und -Grundstücks. Die Bereichsabgrenzung ist in Anlage 1 (Übersichtsplan des Schillerschulbereiches) farblich gekennzeichnet.
  Der Winterdienst ist entsprechend den örtlichen Vorschriften (z.B. Hauptsatzung / Räum- und Streu-Satzung etc.) auf den Gehwegen entlang den Ortsstraßen und an der Bushaltestelle sowie innerhalb des Grundstücks auf den Hauptzugangswegen und dem Durchgangsweg zum Sportgelände in der Zeit von 6 Uhr bis 22 Uhr zu leisten.

3. Spezielle Vorschriften über die Verwendung von Streumitteln, Geräten, das Freihalten von Regeneinläufen, Lärmschutz usw. Im Werksvertrag sollten Vorgaben genannt werden. Vertrauen ist gut – Auftragsbeschreibung und Kontrolle ist besser!

4. Führung eines Betriebsbuches (kann auch elektronisch geführt werden). Gerade im Winterdienst häufen sich Reklamationen und Schadensfälle. Mal ist es ein Kratzer an einem geparkten Auto, mal ein eingedrückter Gartenzaun und mal das ‚unverschämte’ zuschieben der Garageneinfahrt. Jede Gemeinde hat hier eigene Erfahrungen. Elektronisch kann heute ohne personellen Mehreinsatz exakt belegt werden, wo das Räumfahrzeug um 7.43 Uhr gefahren oder gestanden hat. Wer Schadenersatz beantragt, muss diesen begründen, belegen und Schuldverhalten nachweisen. Manchmal werden alleine durch Zeitangaben Schadensansprüche gegenstandslos. Wer Schadensansprüche abwehren möchte, kann dies auch durch exakte Zeit-Belege unterstreichen.

5. Probezeit – es macht immer Sinn, wenn Probezeiten vereinbart werden. Gerade schwierige Aufgaben wie der Winterdienst stellen die eine oder andere Partei vor neue Herausforderungen. Dann ist es gut, wenn nach einer Anlaufzeit die Weichen neu gestellt werden können. Auch bei nur kurzfristiger Beauftragung oder bei Aushilfstätigkeiten sollte auf diese Probezeit nicht verzichtet werden. Ein Vertragsbruch kann immer unbequem und teuer werden, eine Auflösung in der Probezeit ist vielleicht die geschicktere Lösung.

6. Entgeltregelung und Zahlungsziele: Die Regelungsbreite geht hier von Pauschalvergütung bis konkreter Leistungsvergütung. Auch ob eigenes Gerät eingesetzt wird oder Geräte und Streumittel zur Verfügung gestellt werden, ist bei der Vergütung zu beachten. Manchmal macht es Sinn, zunächst eine monatliche Pauschale als Entgelt für Einsatz-Bereitschaft zu vereinbaren und dann am Ende der Wintersaison die konkrete Abrechnung zu vollziehen.

7. Geheimhaltung und Datenschutz: Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Geheimhaltung aller personenbezogenen Erkenntnisse und Daten, die er im Zusammenhang mit den hier im Vertrag genannten Aufgaben und Arbeitserledigungen erlangt. Im Übrigen gelten die allgemeinen Daten- und Geheimhaltungsvorschriften. Dies ist insbesondere auch deshalb sehr wichtig, weil gegebenenfalls in einem Streitfall der Auftragnehmer Kenntnisse sowohl über ‚den Rathaus-Apparat und das Rathaus-Personal’ als auch über Personen und andere Sachverhalte erfahren könnte.

8. Vertragsdauer und Kündigungsrechte: Schließen sie einen Vertrag nie ohne Kündigungsmöglichkeit und ohne vorgesehenes Vertragsende ab! Formulierungsvorschlag: „Der Vertrag wird mit einer Laufzeit von …. 3 Monaten …. geschlossen. Er verlängert sich automatisch bis zum 30.4. des Folgejahres, wenn er nicht mindestens zwei Wochen vor Ablauf der Vertragsfrist gekündigt wird. Eine Kündigung ist beiderseits möglich, wenn sich die Durchführung der Vertragsziele erschweren oder durch einen Vertragspartner nicht oder nicht ausreichend erfüllt werden oder erfüllt werden können. Die Kündigungsfrist beträgt in diesen Fällen vier Wochen.

9. Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen: Darin wird festgelegt was geschieht, wenn aus rechtlichen oder anderen Gründen jetzt oder später ein Vertragsteil nicht umgesetzt werden kann. Es tritt dann die Regelung in Kraft, die dem ursprünglichen Vertragswillen am nächsten kommt. Ein einfaches Beispiel: Es wird eine Leistung um 10 Uhr vereinbart. Jetzt geht 10 Uhr definitiv nicht. Dann kann z.B. 10.30 Uhr ‚neu’ gelten oder wenn das zu spät ist auch 9.30 Uhr.

10. Anlagen: a) Übersichtsplan, b) Abrechnungsvordruck, c) Betriebsbuch, d) Örtliche Satzung mit Hinweis: Änderungen der Satzung werden dem Auftragnehmer nicht mitgeteilt, es obliegt dem Auftragnehmer die Pflicht, dass er selbständig Änderungen von relevanten Vorschriften erkennt und umsetzt.