Viele Smartphone-Nutzer wissen nicht, dass sie betrieblich genutzte Kontaktdaten nicht einfach auf ihrem Privathandy abspeichern dürfen, und wenn doch, dann muss das Smartphone auch stets anderen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Eine heiße Nummer

Hausmeisterfragen: Dürfen für die Arbeit relevante Kontaktdaten auf dem Privathandy gespeichert werden?

Zur Verwaltung von Kontaktdaten im Rahmen der Hausmeister-Tätigkeiten gelten besondere Vorsichtsmaßnahmen. Was viele hierbei nicht bedenken: Auch hier muss der Datenschutz beachtet werden, das heißt, Kontaktdaten, die ausschließlich im Betrieb genutzt werden, haben auf einem privaten Mobiltelefon nichts verloren.

Ein Leser schilderte uns hierzu vor einiger Zeit seinen Fall: „Als Hausmeister in einer Mehrzweckhalle und einer Grundschule habe ich viele Kontaktdaten. Gefühlt bin ich mit dem ganzen Ort, zumindest mit allen Vereinsfunktionären und Handwerksbetrieben vernetzt. Oft sind die Kontakte sowohl geschäftlich als auch privat. Alle Kontaktdaten habe ich auf meinem Handy gespeichert. Das hat sich im Laufe der Jahre so ergeben und angesammelt.
Jetzt sagte mir ein Kollege, dass dies nicht korrekt wäre, weil in meiner Abwesenheit die Vertretungspersonen nicht auf die dringend notwendigen Kontaktdaten zugreifen können. Ich habe geantwortet, dass man bisher mich immer erreicht hat, wenn meine Anwesenheit oder mein Wissen notwendig war.
In einer Dienstbesprechung wurde nun festgelegt, dass mein privates Handy vom Arbeitgeber übernommen würde und dieses Handy dann im Vertretungsfall weitergereicht würde. Damit kann ich mich nicht zufrieden geben, schließlich ist mein Handy und alles, was dort gespeichert ist, mein persönliches Eigentum.
Der dann folgende Vorschlag war, dass mir ein neues Handy (als Betriebs-Handy) gekauft würde und ich alle geschäftlichen Kontakte dann auf  das neue Betriebs-Handy übertragen müsse.
Das finde ich umständlich, mein Vorschlag war: Mein Stellvertreter soll die Adressen selber erfassen und dann hat er diese auch, wenn er sie braucht.
Der Bauamtsleiter und Hausmeister-Chef hat uns beauftragt, eine Lösung zu finden, mit der wir beide klarkommen sollten.
Was meinen Sie?“

hausmeister-infos antwortet:

Für ‚neutrale Personen‘ sind die Sachverhalte eindeutig:

1. Geschäftliche Kontakte und private Kontakte sind zu trennen.
2. Geschäftliche Kontakte sind Betriebs-Eigentum und folglich im notwendigen betrieblichen Umfang für die Betriebsinteressen zur Verfügung zu stellen.
3. Private Kontakte und private Informationen sind betriebsfremde Angelegenheiten und somit ‚privat zu verwalten‘.

Die Speicherung von betrieblich genutzten und notwendigen Daten im ‚privaten Archiv‘ ist definitiv nicht korrekt. Die Gründe sind klar, weil betrieblich erworbenes und für einen reibungslosen Hausmeisterbetrieb notwendiges Wissen dadurch dem Arbeitgeber und damit dem Geschäftsbereich ‚Hausmeistertätigkeiten‘ entzogen werden. Sie müssen gegebenenfalls auch davon ausgehen, dass ein Datenzugriff notwendig sein kann, wenn Sie nicht erreichbar sind oder Ihr Handy nicht für Datenauskünfte genutzt werden kann – warum auch immer!? Da könnten auch nicht reparierbare Schäden entstehen und durch Zeitverluste können Personen- und Sachschäden ausgeweitet werden. Also Betriebsdaten müssen dem aktuell im Betrieb eingesetztem Personal – einschließlich der Fachaufsicht – zur Verfügung stehen.

Betriebsrelevante Kontaktdaten sollten nicht nur in einem einzelnen Smartphone abgespeichert werden, sondern in einer Datei auf einem Zentralrechner, auf den alle wichtigen Stellen zugreifen können. In einigen Fällen können Kontaktdaten so wichtig sein, dass es dramatisch wäre, wenn diese nur auf einem einzelnen Smartphone abrufbar wären, denn Smartphones gehen schnell mal verloren oder werden entwendet.

Unser Vorschlag:      

1. Alle Betriebs-Kontaktdaten (Personen + Firmen) im NOS (Notfall-Ordner-System / Normalfall-Ordner-System) unter Rubrik 6 aufnehmen (sowohl auf dem Stick und damit elektronisch als auch in gedruckter Form und damit auch bei Strom- oder Netz-Ausfall verwendbar.
2. Die Kontaktdaten können sich mit den Notfall-Daten in Rubrik 1 durchaus überschneiden, weil bei Rubrik 1 im Notfall wichtige Kontakte und hier bei Rubrik 6 alle für den Anlagen- und Gebäudebetrieb wichtigen Kontakte gespeichert werden. In Rubrik 6 brauchen die Schriftgrößen auch nicht so groß und platzraubend ausgedruckt werden, weil diese Daten im normalen Betrieb benötigt und gesucht werden, bei Notfall-Rufen (Rubrik 1) ist immer Schnelligkeit gefordert. Die Unterschiede sind deutlich: Rubrik 1 = im Notfall, Rubrik 6 = im normalen Betrieb, also bei Fragen oder Service-Hilfen.
3. Eine Datenpflege im Excel-Format ist besonders vorteilhaft, weil dann zum Beispiel in Spalte 1 Name (Maier, Müller usw.), Spalte 2 Fachbereiche (Heizung, Elektrik, Reinigung usw.) die Suchfunktionen unterteilt werden können und immer durch ‚Daten-Sortieren‘ ein guter Überblick sichergestellt werden kann.
4. Aktualisierung der Daten / neuer Ausdruck im Ordner: Wir empfehlen, dass dies spätestens alle drei Monate vorgenommen wird.
5. Beim Aufbau (erste Erstellung im NOS) empfehlen wir, dass zuerst die ’lockere‘ Zettel- und Schubladenablage aufgeräumt und in NOS übernommen werden. Danach werden die ‚Datenspeicher‘ aus Handy, Listen an der Wand usw. übernommen. Schließlich werden alle aktuell entstehenden Kontakte immer direkt eingepflegt. So bleibt / wird NOS aktuell und der Arbeitsaufwand überschaubar!

Für die erste Erfassung aller neuer Kontaktdaten empfiehlt sich ein einfacher Zettel. Danach sollten die Daten elektronisch festgehalten, also in eine Excel-Tabelle übernommen und auf einem zentralen Rechner gespeichert werden. Der Vorteil so einer elektronischen Liste ist, dass die Kontaktdaten nicht mit dem verwendeten Smartphone verloren gehen, würde es zerstört oder gestohlen werden.