Wandtafel mit der Aufgabenverteilung

Bei einem mehrköpfigen Team ist es sinnvoll, die Arbeitsaufteilung gut zu planen und auch für alle gut sichtbar schriftlich zu fixieren. So geht keine Info mehr verloren und auch Urlaubsvertretungen behalten hier den Überblick.

12. Juli 2022

Zum Thema „Änderung der Zuständigkeiten“

Hausmeisterfragen: Haben Sie ein gutes Organisationkonzept im Fall von Personalwechsel oder bei einem mehrköpfigen Team?

Sobald das Hausmeister-Team aus mehreren Personen besteht, müssen die Zuständigkeiten genau geregelt sein. Auf der Suche nach einem schlüssigen Planungskonzept wurden wir kontaktiert.

 

Der Leser schrieb uns: „Vor zwei Wochen habe ich durch hausinterne Umbesetzungen die Aufgaben Hausmeister-Organisation und Gebäudemanagement übernommen. In den nächsten Monaten werden fünf ‚langgediente‘ Hausmeister altersbedingt ausscheiden, und ein Hausmeister wird krankheitsbedingt vermutlich noch etliche Monate ausfallen. Zusätzlich sind vier Teilzeitbeschäftigte für gelegentlich anfallende Aufgaben (überwiegend in den Friedhofhallen und Friedhöfen) beschäftigt. Meine Aufgabe wird es sein, die Aufgaben zu verteilen und Personalstrukturen zu organisieren.

Selbstverständlich habe ich hierfür ein paar Vorstellungen, aber zusätzliche Hilfestellungen wären willkommen. Gibt es eine Checkliste für derartige Aufgabestellungen? Die Gebäude- und Anlagenstruktur umfasst drei Grundschulen, eine Real- und Hauptschule (mit Lehrschwimmbecken und kleiner Sporthalle), ein Gymnasium mit dreiteilbarer Sporthalle (einschließlich einer Hackschnitzel-Heizzentrale) und einem Sportplatz, vier Friedhöfe (jeder Friedhof mit einer Friedhofhalle), drei kommunale Kindergärten und die Hausmeisteraufgaben für vier kirchliche Kindergärten, ein Gemeindezentrum mit Jugendraum, mit zwei sogenannten Geburtstagsstuben, einer Küche und drei Räumen für verschiedene Vereinsnutzungen.“

 

hausmeister-infos antwortet:

Bei Organisations-Konzepten (Verwaltungsunterstützungen) gehen wir wie folgt vor:

  1. Aufgaben-Erhebung gegliedert nach
    • Ortslage / Teilorte / Verkehrsverbindungen Staus > Erreichbarkeit
    • Erforderliche Fachkompetenzen / Schwierigkeitsgrad der Aufgaben
    • Häufigkeit der Aufgaben und übliche Zeiten für den Arbeitsbedarf
  1. Übersicht der Aufgaben und Zusammenfassung
    • Örtliche / räumliche Aufgaben
    • Zeitliche Erfordernisse
    • Fachliche Ausbildungs- beziehungsweise Einlern-Erfordernisse
  1. Gliederung der Aufgaben von einfach bis schwierig
  2. Personal-Übersicht – Personal Eigenschaften / Fähigkeiten / Einschränkungen
    • Einfache Tätigkeiten > aufsteigend bis Fach-Kenntnisse vorhanden
    • Zeitliche Verfügbarkeit des Personals
    • Räumliche Verfügbarkeit des Personals
    • Ausschlusskriterien … nicht einsetzen für …..
  1. Welche Aufgaben können jetzt abgedeckt werden?
  2. Welche Aufgaben können an Dienstleister übertragen werden – einschließlich Dienstleistungen aus den eigenen Unternehmensabteilungen?
  3. Welche Aufgaben können durch Anwohner-Leistungen in Teilzeit abgedeckt werden?
  4. Welche Aufgaben sind jetzt noch nicht im Plan enthalten?

Für die Erarbeitung einer derartigen Organisationsstruktur in einer Stadt mit rund 50.000 Einwohnern und mehreren Teilorten planen wir etwa fünf bis acht Arbeitstage ein.

 

Vier Kollegen planen in einer Teamsitzung die weiteren Abläufe.

Wenn ein Hausmeister-Team aus mehreren Personen besteht, müssen die Abläufe klar geregelt und die Arbeitsaufteilung gut geplant werden. Daher sind regelmäßige Teamsitzungen unerlässlich, besonders dann, wenn Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen einspringen.


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