Gelbe Ordner im Regal

Es heißt nicht umsonst: „Ordnung ist das halbe Leben.“ Steht alles an einem festen Platz, muss man nicht lange suchen.

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Bloß nicht schlampern!

Hausmeister-Fragen: Wie organisieren Sie sich und Ihre Aufgaben?

Als Außenstelle sind Hausmeisterinnen und Hausmeister sehr oft auf sich alleingestellt. Aber: Der Betrieb muss funktionieren. Die städtische Einrichtung – wie auch immer diese heißen mag – muss das Ansehen und Image der Gemeinde prägen. Jede Einrichtung sollte diesem Ort, dieser Gemeinde, Stadt und Region zu weiterem Erfolg verhelfen. Erfolge bedeuten mehr an Ansehen oder mehr an Geld – möglichst mehr von beidem.

 

Das heißt, die kommunale Einrichtung hat einen Zweck zu erfüllen, als

  • Schulgebäude
  • Bürgersaal
  • Spielplatz usw.

 Aber nur Zweckerfüllung war gestern. Heute stehen Wettbewerbsgedanken ganz oben in den Anforderungen. Jeder Kindergarten und jeder Marktplatz, jeder Friedhof und jeder Wanderweg ist längst zu einem ‚kommunalen Markenzeichen‘ geworden. Öffentliche Einrichtungen sind öffentliche Aushängeschilder. Das bedeutet Ansehen und Wertschätzung einer Kommune als ‚Gesamtbild‘ hängen auch von dieser, ja ganz genau auch von Ihrer Arbeitsstelle und dieser öffentlichen Einrichtung ab!

Dass dabei Randale, Abfall- und Hygiene-Vandalismus von Gelegenheitsbesuchern und Dauerbelagerern oft lästige Spuren hinterlassen, wird nicht bestritten. Aber das ist gefälligst zu überwinden, zu beseitigen. Der anspruchsvolle Besucher sollte die öffentliche Einrichtung als Vorzeige-Objekt annehmen, erkennen und den gewonnen guten Eindruck weiter verbreiten.

 

Betrieb und Organisation

Die Außenstelle – mit allen Vor- und Nachteilen – macht den Job Hausmeister zu einem sehr interessanten und abwechslungsreichen aber auch verantwortungsvollen Aufgabenbereich. Eine Arbeitsstelle mit Selbständigkeit und Verantwortung, die gute Umgangsformen vom Betriebspersonal benötigt. Das Personal steht in der öffentlichen Beobachtung. Wer hier gut sein will, der braucht eine gute Organisation und Selbstvermarktung. Was hat Selbstvermarktung hier zu suchen?

1. Die Arbeitsleistungen sind (fast) nicht messbar, aber Nicht-Leistung wird erkannt.
Während in Industrieproduktionen und auch Handwerksbetrieben täglich oder sogar stündlich geleistete Stückzahlen oder andere Parameter erfasst und nachgewiesen werden können, fehlen bei Hausmeisterleistungen solche zählbaren Leistungen und Stückzahlen. Es gibt keine Stückzahlen- und Schritt-Zähler, der Gesamteindruck – das Erscheinungsbild – zählt!

2. Nicht, was der Hausmeister leistet, sondern „was andere meinen, was der Hausmeister leistet“, wird als Arbeitsnachweis erkannt und gewertet.

3. Bei personellen Aushilfs- und Vertretungsfällen kann sehr schnell die bisherige Arbeitsleistung kleingeredet und ‚Neues‘ als besser in den Vordergrund geredet werden.

4. Mangelnde Ablage- und Organisations-Hinterlassenschaften sind sehr häufige Fehler, die Nachfolger einem Vorgänger anlasten. Dabei finden sie in ihrem Umfeld gerne Gehör. Wer die wichtigen Ablagen und Nachweise nicht findet, der redet schon das eine oder andere Mal gerne von Schlampereien. Eigenes Nichtwissen und Nichtfinden wird den Vorgängern angelastet. Leider besteht oft die Meinung, wenn andere kleingeredet und mit Fehlern belastet werden, dann steigt das eigene Ansehen. Eine Fehleinschätzung, die nach kurzer Zeit aufgedeckt werden wird.

5. „Das hat man mir nicht gesagt, dazu habe ich keine Unterlagen gefunden“ – so etwa beginnen die Belastungen gegenüber dem früheren Hausmeister-Personal, wenn beim Nachfolger Lücken erkennbar werden.

6. Allein die Tatsache, dass durch nicht wahrgenommene Garantie- und Gewährleistungsansprüche der Öffentlichen Hand jährlich Millionen Euros an Schaden entstehen, zeigt die mangelhafte Organisation und Nachverfolgung von Betriebsabwicklungen.

7. Hausmeister brauchen eine einheitliche Struktur und ein einheitliches Ablage- und Findsystem!

8. Das NOS – Notfall-Ordner-System / Normalfall-Ordner-System gliedert die Ablagen in die Bereiche:
a. Register 1 bis 5 = im Notfall in Sekunden finden, erkennen und umsetzen
b. Register 6 bis 10 = Pflichtwissen für Hausmeister, Stellvertretung und Aushilfen
c. Register 11 bis 20 = erweitertes Hausmeisterwissen, die Aufgaben, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich und bei außergewöhnlichen Anlässen und vieles mehr
d. Register 21 und ff = Eigentum sichern und erhalten

9. Wöchentlich eine Stunde die Ablagen einsortieren, Themen und Aufgaben nachlesen, Wissen erneuern, aktualisieren und stabilisieren – das bringt langfristig Erfolge und sichert Arbeitsplätze. Und auf dem praktischen Stick können wichtige Daten, Pläne, Beschreibungen etc. immer griffbereit am Schlüsselbund mitgetragen werden.

10. Auf dem Handy Bilder von Lage-Plänen, Stockwerks-Grundrissen, Zufahrtswegen, Fluchtwege-Plan, P-Verbotsbereichen, Wegbeschreibungen und Vorschriften etc. gespeichert – damit ist der Hausmeister kompetent und auskunftsfähig bei jedem Gespräch. Er kann sofort wichtige Daten wie Wegbeschreibungen bei Erfordernissen vorzeigen, versenden (z. B. per Mail) und überzeugen! Das Fach-Personal weiß, wo was steht –  Laien suchen!

11. Arbeits- und Gesundheitsschutz, Arbeits- und Rechtssicherheit: das sind die persönlichen Anforderungen und Ziele, die jede Hausmeisterin und jeder Hausmeister für sich, für das gesamte Haus-Team (auch die Reinigungskräfte etc.), für die Besucher und Gäste sowie für die sächlichen Anlagen und Einrichtungen anstreben muss und anstreben will!

 

Gelbe Notfallordner stehen auf einem Schreibtisch

Sind alle wichtigen Informationen in einem Ordner geordnet abgeheftet, kann man Hausmeister-Probleme zügig lösen.


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