Wenn eine Lieferung erwartet wird, muss vorher abgeklärt sein, wer die Lieferliste überprüft und abzeichnet. Über solche besonderen Warenlieferungen sollte der Hausmeister Bescheid wissen, damit er die entsprechenden Verantwortlichen informieren kann.

Furore um eine falsch gelieferte Tür

Leserfragen: Wer unterschreibt Lieferscheine in öffentlichen Einrichtungen?

Klar ist, Hausmeister können und dürfen nicht für alle Post verantwortlich gemacht werden. Darüber hinaus kann eine angenommene falsche Ware manchmal ein größeres Problem darstellen als nicht angekommene Ware. Um das Unterzeichnen von Lieferscheinen dreht sich unser aktuelles Beispiel.

Vor einiger Zeit erreichte uns folgende E-Mail:

„Unser Rathaus, in dem ich arbeite, wurde umgebaut. Eine Anlieferung und den dazu gehörenden Lieferschein von 48 Bürotüren habe ich nach Abzählung der Türen und Türzargen-Elemente durch meine Unterschrift bestätigt. Die Türen wurden eingebaut und alles war in Ordnung – bis unser Bürgermeister so beiläufig zum Architekten des bauleitenden Architekturbüros sagte: „Haben wir uns nicht für eine etwas hellere Tür-Variante entschieden?“ Der Architekt antwortete: „Ja, aber nachdem Ihr Mitarbeiter die Lieferung auch durch Unterschrift akzeptierte, dachte ich, die Gemeinde habe sich nachträglich für ein anderes Tür-Deko entschieden – ohne mich als Bauleiter zu informieren.“

Die Angelegenheit wurde überprüft und mir wurde der Vorwurf gemacht, ich hätte ohne Geschäftsauftrag gehandelt. Ich wäre deshalb der Schuldige für diese falschen Türen. Der Bürgermeister hat entschieden: Mit Rücksicht auf die Person „Hausmeister im Rathaus“ sollen die Türen so belassen bleiben wie sie jetzt sind. Die Gemeinde verzichtet auf eine Auswechslung der Türzargen und Türen.

Mein Fazit: Nie mehr werde ich einen Lieferschein unterschreiben, wenn ich nicht selbst der Auftraggeber für die betreffende Lieferung bin. Auch die Annahme von Postsendungen sehe ich zwischenzeitlich deutlich kritischer. Aus Gefälligkeit nehme ich keine Postsendungen mehr an. Dies schließt auch Postsendungen ein, die an Lehrkräfte oder andere Personen-Adressen, Klassen etc. direkt adressiert sind. Wie sehen Sie das?“

Hausmeister-Infos.de antwortet:

Post- und Warenannahmen werden immer häufiger zu einem Problem.

1. Ein Problem für den Lieferanten oder Postboten, weil

• vielerorts geeigneter Halte- beziehungsweise Parkraum für das Lieferfahrzeug fehlt
• die Adresse personifiziert ist. Wo ist diese Person zu finden?
• niemand das Paket zu diesem Zeitpunkt an diesem Ort annehmen möchte
• die Adresse ungenau ist

2. Ein Problem für den Hausmeister, weil

• es keine Anordnung über Post- und Paketannahmen gibt
• es schon immer so war, dass Hausmeister alles angenommen hat
• weil Post an …. personifizierte Adresse … von Hausmeister angenommen wird und dann an die in der Adresse genannte Person persönlich ausgetragen / zugestellt wird
• Post an …. personifizierte Adresse … im Hausmeister-Raum zur Abholung bereitgelegt wird. Hier kann jedermann zugreifen oder Informationen einholen.

3. Ein Problem für das Sekretariat und alle anderen hier Beschäftigten, weil

• die Postsendungen nicht an die Ziel-Adresse direkt geliefert werden
• im Hausmeisterraum jedermann die Postkontakte bei Postlagerungen einsehen kann
• Zeitverluste eintreten, wenn die Sendung dringend erwartet wird

Vielleicht haben Sie noch ein paar weitere Gründe, warum die Postannahme, das Lagern oder Verteilen von Post ein Problem sein kann.

Wenn ein Bote erwartet wird, der mehrere Waren anliefert, ist der Hausmeister oft die zentrale Anlaufstelle. Jedoch muss immer im Vorfeld ganz genau abgeklärt sein, wann welche Waren ankommen und wem diese im Haus zugestellt werden müssen. Es ist nicht die Aufgabe des Hausmeisters alles von vorne herein zu organisieren.

Generelles über den ‚Postverkehr innerhalb einer Einrichtung‘:

1. Jede korrekte Post hat einen korrekten Absender und einen korrekten Adressaten. Nur wenn der Adressat (also die korrekt aufgeführte Ziel-Adresse) die Post erhält, ist diese Post ordnungsgemäß beim Adressaten. Dazu ein paar Beispiele:
   a) Die Adresse ist: Schillerschule, Hauptstraße 1: Die Zieladresse ist der Briefkasten oder ein Ort bei der Haupt-Eingangstüre (Hauptstr. 1).
   Wenn der Adressat etwas anderes wünscht, muss dies schriftlich notiert werden, entweder im Adressenfeld oder an der Haupt-Eingangstüre Hauptstr. 1 angegeben werden (zum Beispiel: Postannahme 1. Obergeschoss, Zimmer 110).
   b) Die Adresse ist: Schulleiter Mustermann, Schillerschule, Hauptstraße 1: Die Ziel-Adresse ist hier der Schulleiter Mustermann persönlich.
   c) Die Adresse ist: Schillerschule, Schulleiter Mustermann, Hauptstraße 1: Die Ziel-Adresse ist die selbe wie bei a).
   Hausintern sollte aber geregelt werden, wer, wann und wie eingehende Post an die Ziel-Adresse (Schulleiter) weitergibt.
   d) Die Adresse ist: Schillerschule, Klasse 3b , Hauptstraße 1 … Umgang so wie bei c), die Ziel-Adresse ist aber die Klasse 3b.
   e) Die Adresse ist: Schillerschule, Hausmeister, Hauptstraße 1 … Umgang so wie bei c), , die Ziel-Adresse ist aber der Hausmeister.

2. Was sollen uns diese Beispiele zeigen?
   a) Es sollte geregelt sein, welche Post der Hausmeister oder die Hausmeisterin annimmt und wie die weitere Behandlung organisiert ist.
   b) Der Hausmeister kann / darf nicht für alle Post verantwortlich gemacht werden.
   c) Es kann sein, dass „falsche Post“ ein größeres Problem ist als nicht angekommene Post.