Eine Frage der Sicherheit

Sie bereichern unser Kommunalleben: Öffentliche Veranstaltungen wie eine Bürgerversammlung, Gewerbeschau, ein Schulfest oder Flohmarkt machen unsere Gemeinde aus – sofern nicht gerade eine Krise wie die aktuelle Corona-Krise zu sozialem Abstand zwingt. Bei ihrer Organisation spielt der Hausmeister oft eine große Rolle.
Was gilt es zu beachten?

Das Konzept für die eigenen Veranstaltungen wird Zug um Zug aufgestellt. Und auf den letzten Drücker werden noch Schautafeln direkt vor den Notausgang platziert, weil nur noch an dieser Stelle zwei Meter Fläche frei sind! Wer kennt dies nicht? Unfälle kommen unverhofft – Panik und Hektik sind sehr oft dafür verantwortlich, dass kleine Unfälle schwere Folgen haben.

Die gemeindeeigene Veranstaltung soll selbstverständlich ein Erfolg werden. Erfolg in der jeweiligen Zielsetzung, aber auch Erfolg im gesamten Erscheinungsbild. Und dafür wird ein Veranstaltungskonzept benötigt. Also wie war das im vergangenen Jahr? Was war gut, was sollte verbessert werden?

Wir wollen hier keine Check-Liste für ihre Veranstaltungen aufstellen. Jeder Veranstaltung sollte Raum für einen eigenen Charakter eingeräumt werden. Aber gerade um diese Eigenart einer Veranstaltung zu ermöglichen, sind Rahmenpläne erforderlich. Wir wollen Hausmeisterinnen und Hausmeistern Hilfestellungen bieten, damit die Veranstaltungen auch einen Rahmenplan für Sicherheit beinhalten. Denn öfters kommt es vor, dass bei eigenen Veranstaltungen das eigene Personal so eingespannt und angespannt ist, dass die eine oder andere sicherheitsrelevante Vorgabe übersehen wird oder erst Beachtung findet, wenn der Veranstaltungsrahmen bereits steht. Dann nochmals eingreifen kommt nicht gut an.

RaumkonzeptEin Übersichtsplan mit eingezeichneten Vorgaben wie Sicherheits- und Notausgänge, Fluchtwege, Park- und Halteverbotszonen, Steckdosen, Verlade- und Transportwege, Küchen- und Bewirtungsräume, Lautsprecherboxen, Regierraum, Erste Hilfe-Raum oder Stuhl- und Gerätelager ist die erste Grundlage für jedes Raumkonzept. Danach wird ersichtlich, welche Räume für die Veranstaltungsplaner zur Verfügung stehen.Stromanschlüsse / EnergiekapazitätBei Veranstaltungen wird oft viel Strom benötigt. Da können die vorhandenen Steckdosen schon mal überlastet sein. Es komm zum Stromausfall, wenn alle Musikboxen voll aufgedreht sind. Oder es gibt zu wenig Strom, um alle Waffeleisen oder Wärmestrahler zu füttern. Diese Probleme treten oft erst während einer Veranstaltung auf. Und dann werden bei kleinen Störungen sofort Schuldige gesucht und bei schwerwiegenden Problemen werden wochenlang andauernde Untersuchungen in Auftrag gegeben. Das verantwortliche Personal hat nur dann eine sichere Position, wenn eindeutige Vorgaben jedem Standbetreiber und Vertragspartner schriftlich vorgelegt wurden. Diese besagen zum Beispiel, dass

  • jedem Stand eine Steckdose zur Verfügung gestellt wird. Der Standbetreiber darf an dieser Steckdose nur eine mit CE-Zeichen versehene Mehrfachsteckdose mit maximal drei Verteiler-Buchsen anschließen. Die gesamte Stromlast der angeschlossenen Geräte darf den Anschlusswert von … (z.B. 2000 Watt) … nicht übersteigen.
  • jeder Betreiber für eigene und fremde Schäden haftet, die auf Grund von selbst eingebrachten / angeschlossenen Geräten entstehen.

 

Licht und Geräusche

Zur Vermeidung von Belästigungen und Behinderungen dürfen nur blendfreie Lichter und keine Tonverstärker und Tonwiedergabegeräte eingesetzt werden.

 

Freiräume nicht belegen

Für Auslagen und Standaufbauten dürfen nur die hierfür eingezeichneten Flächen beansprucht werden. Frei zugängige Standflächen müssen zur Vermeidung von Kopfverletzungen eine Mindestdurchgangshöhe von … (z.B. 2,10 Metern) … haben.

 

Heizgeräte und Kocher

Zur Vermeidung von Unfallgefahren dürfen Kocher, Fritteusen oder Heizgeräte (nicht) nur betrieben werden, wenn hierfür qualifiziertes Personal zur Verfügung steht. Die Standflächen für derartige Geräte dürfen nur in den hinteren, von den Besuchern abgewandten Bereichen aufgestellt werden. Standbetreiber haften für selbst mitgebrachte und eingesetzte Geräte.

 

Zeiten für Auf- und Abbauten

Veranstaltungen brauchen eine einheitliche Qualitätslinie. Dazu zählen auch Start und Ende einer Veranstaltung. Wenn einzelne Standnutzer noch mit Aufbauarbeiten beschäftigt sind oder Transportgeräte noch im Wege stehen, während die Besucher an anderen Ständen bereits beraten und unterhalten werden, wertet dies eine gesamte Veranstaltung ab. Gleiches gilt, wenn einzelne Standbetreiber schon frühzeitig mit Abbauarbeiten beginnen. Es macht also Sinn, wenn Zeiten für Materialanlieferungen, Aufbauten, Abbauten oder Aufräumarbeiten festgelegt werden.

 

Bürgerversammlungen oder Interessententreffen

sind meistens Informations-Veranstaltungen. Barrierefreie Zugänge mit Steh- und Sitzgelegenheiten, das richtige Licht, der anspruchsvolle Informationsraum zeichnen die Qualität dieser Veranstaltungen aus. Es ist kontraproduktiv, wenn zum Beispiel Planunterlagen ausgelegt oder ausgehängt werden und zum sorgfältigen Ansehen

  • eine Lupe
  • eine unbequeme gebückte Haltung
  • eine Taschenlampe benötigt wird.

Kurz und bündig, wenn für den Kunden unfreundliche Bedingungen vorgegeben werden, dann wird der Kunde ungern eine positive Meinung über die Veranstaltung abgeben.

 

Gewerbeschau

Freie Fläche, großzügige Begegnungsräume, Raum und Zeit zum Verweilen und Besprechen zeichnen gewerbliche Begegnungen aus. Während andernorts vielleicht dichtes Gedränge gerne gesehen wird, sollte bei Gewerbeschauen viel Platz eingeplant werden. Großzügig sein ist ein ganzheitlicher Prozess und Stehtische und / oder Sitzgelegenheiten sollten vorgegeben werden. Das Konzept mit vielen Beteiligten sollte von Anfang an stimmig sein.

 

Schulfest

Wer macht mit? Wenn alle Akteure aus dem Schulhaus kommen, dürfte die Veranstaltungsplanung relativ einfach werden. Wenn aber einzelne Klassen, Klassensprecher, Elternvertretungen – als private Programmgestalter – mit im Boot sind, dann wird öfters erst auf den letzten Drücker festgelegt, dass für die Unterstützung des Schullandheimaufenthaltes auch noch ein Verkaufsstand eingerichtet werden sollte. Und wenn die Eltern hinter den Verkaufsständen stehen, in welcher rechtlichen Position befinden sich diese? Gut zu wissen, dass (fast immer) über die kommunalen Versicherungen auch ehrenamtliche Tätigkeiten abgesichert sind. Ist aber bei einem Schaden / Unfall Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit nachweisbar, dann wirken Kosten immer auch auf die hiervon belasteten Personen. Vorsatz kann zum Beispiel auch bedeuten, eine Anweisung wurde wissentlich und gewollt nicht weitergegeben. Und grob fahrlässig ist auch, wenn aus Vereinfachungsgründen allgemeingültige Sicherheitsstandards oder übliches Facharbeiterwissen von Fachleuten ignoriert wurde. Hausmeister sind diese Fachleute, die das gegebenenfalls hätten wissen müssen!

 

Saisonale Märkte

Natürlich ist es bei Marktveranstaltungen wie bei Flohmärkten, Frühlingsbörsen oder Freizeitmärkten – sie zeichnen sich meistens durch Enge aus. Da sind Verkaufs- und Verpflegungsstände, Bewegungsspiele und offene Schwedenfeuer und vieles mehr auf engstem Raum. Dichtes Gedränge zeichnet diese Veranstaltungen als gut gelungen aus. Das darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass gerade hier viele Gefahren leicht übersehen werden können. Stolperfallen, Funkenflug, verschüttete (heiße) Getränke, Glasscherben und Plastikmüll – na ja, wenn nur Gefahren aufgelistet werden, dann vergeht die Lust auf eine Veranstaltung. Also auch hier gilt: Ein gutes Konzept erweitert die Vorfreude und macht Lust auf Mitmachen! Die Betonung liegt auf Konzept! Vieles wurde bereits oben erwähnt (zum Beispiel die Stromanschlüsse) und braucht jetzt nicht wiederholt werden. Folgende Punkte können ein gutes Konzept auszeichnen:

  • Gruppenbildung von Begegnungsräumen und Zwischenräumen
  • Beschilderungen zu Sanitäreinrichtungen, Hilfs- und Infozentrale
  • Parken und Zugänge für Personen mit Handicap
  • Flächen für Kinderattraktionen, Ruhezonen, Informationen
  • Lichtpunkte als Treffpunkte, falls jemand verloren geht
  • Kennzeichnungen von Müll- und Abfall-Sammel-Container, Spülmobil
  • Anfahrt- und Parkplatz-Management
  • Ansage- und Durchsage-Regelungen
  • Kommunikation der Mitwirkenden

Und welche Aufgaben haben Hausmeisterinnen und Hausmeister? Im Idealfall während einer Veranstaltung keine! Denn diese Veranstaltungen müssen Selbstläufer sein, das heißt, die Vorbereitung und die Vorgaben gegenüber den Beteiligten müssen so eindeutig sein, dass Eingriffe während der Veranstaltung nicht notwendig werden. Auch aus einem einfachen Grund: Bei diesen Veranstaltungen sind Eingriffe im Veranstaltungsverlauf praktisch gar nicht mehr möglich. Was falsch organisiert ist, wird nur schwerlich korrigiert werden können. Beteiligte die sich nicht an Regeln halten, müssen nachträglich (schriftlich) zur Rede gestellt werden!

 

Schirmherrschaft durch Bürgermeister

Manche sehen mit der Übernahme einer Schirmherrschaft von einer Veranstaltung, einem Umzug kurzum von einem Ereignis einen Marketing-Gag von einer Person des öffentlichen Lebens, um Wähler zu gewinnen. Aber die Verantwortung liegt viel tiefer! Mit der Übernahme einer Schirmherrschaft wird eine Gesamtverantwortung und Generalhaftung übernommen! Natürlich wird mit einer Schirmherrschaft auch das öffentliche Interesse einer Stadt, einer Gemeinde oder eines Landkreises an einer Veranstaltung bezeugt. Aber im Problemfall können auch Haftungsansprüche an den Schirmherrn oder die Schirmherrin gestellt werden. In der Praxis kann das dann so aussehen, dass zunächst der Kommunal-Versicherer als Bearbeiter und Erstregulierer gegenüber Geschädigten auftritt und erst im weiteren Verlauf Schuldfragen und Haftungsfragen geklärt werden. Für Vereine als Veranstalter und für etwaige Geschädigte bei einem Veranstaltungsunfall kann durch eine von Bürgermeistern übernommene Schirmherrschaft eine große Entlastung ausgelöst werden, weil die Gemeinde mit im Boot ist.


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