Raumnutzung und die Übergabe (Teil 2): Führen Sie ein Belegungsbuch?
Öffentliche Einrichtungen sehen fast täglich Menschen.
In der Gemeindehalle zum Beispiel sind abwechselnd die Vereine und andere Gruppen aktiv. Doch wer war wann da? War denn die Aula oder die Halle im ordnungsgemäßen Zustand? Sind Schäden während der Nutzung aufgetreten? Wurde die Nutzung ordnungsgemäß beendet?
Diese Fragen möchte jeder Eigentümer – also jede Verwaltung und jeder Hausmeister – beantwortet wissen, wenn ein Raum an Dritte überlassen wird.
Besonders dann, wenn keine Daueraufsicht durch eigenes Personal vorgenommen wird, muss der Hausmeister wissen, wer die Einrichtung wann genutzt hat. Aus der Erfahrung wissen wir, dies klappt teilweise sehr gut und teilweise überhaupt nicht. Deshalb nachfolgend ein paar Tipps für die Einführung eines Hallen-Buches:
- Wenn Änderungen in der Vermietungs-Praxis anstehen, werden diese Änderungen nach Möglichkeit in großer Runde kommuniziert, zum Beispiel in der jährlichen Terminbesprechung der Vereine.
- Jedem Regelnutzer muss verdeutlicht werden: Wenn er keine Einträge im Hallen-Buch vornimmt, kann ein etwaiger Schaden auf ihn zurückfallen. Weil ein Folgenutzer diesen Anfangsschaden in das Buch einträgt und somit deutlich wird, dass der Vornutzer für diesen Schaden in der Verantwortung steht.
- Einträge können kurz und knapp gehalten werden.
- Einträge sind vom jeweiligen Betriebsverantwortlichen vorzunehmen, also zum Beispiel vom jeweiligen Trainer, Lehrer oder Veranstaltungsleiter.
- Das Hallen-Buch ist immer am gleichen Platz stationiert, zum Beispiel im Regieraum, direkt neben dem Telefon.
- Es besteht ein Rhythmus für die regelmäßige Kontrolle – zum Beispiel ein Zeichen durch den Hausmeister.
Wie sieht das Hallen- beziehungsweise Belegungs-Buch aus?
Es gibt keine Vorschriften über die Gestaltung des Hallenbelegungs-Buches. Auch digitale Aufzeichnungen sind möglich.
Es sollte dann aber sichergestellt werden, dass
a) das Betriebssystem immer offen ist und
b) alle Nutzungsverantwortlichen mit dieser digitalen Version umgehen können.
Häufiger werden aktuelle Seiten mit dem aktuell gültigen Belegungsplan ausgelegt. Diese Seiten müssen dann gegebenenfalls bei Änderungen auch kurzfristig aktualisiert werden.
Die folgende Übersicht beschränkt sich auf die erforderlichen Mindesteinträge:
Einen verwendbaren Belegungs-Plan finden Sie übrigens >> hier <<.
Raum-Übergabe für Veranstaltungen / Sonder-Nutzungen
Profis legen bei der Verwaltung rechtzeitig das ‚Gastspielprüfbuch‘ (VstättVO, Anlage Gastspielprüfbuch) unaufgefordert vor. Damit ist geregelt, wer für etwas zuständig ist.
Aber viele Nutzungen sind ortsbekannte und ortsübliche Veranstaltungen. In der Rangfolge bei ‚Sicherheit und Zuverlässigkeit‘ steht die Gemeinde beziehungsweise der Raum-Eigentümer an erster Stelle. Und dessen Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass die Betriebsanleitungen eingehalten werden.
Betriebsanleitungen kommen aus vielen Kanälen wie:
- Gemeinde: Winterdienst, Räum- und Streudienste, Hallenordnung
- Baurechtsbehörde: Bau- und Betriebsgenehmigungen, Bestuhlungspläne
- Landkreis: Abfall-Management
- Land: VstättVO
- Hersteller von Betriebseinrichtungen und Verbrauchsprodukten: Beleuchtungen, Trennvorhänge, Sportgeräte und Notstromversorgung haben Zulassungs- und Bedienungsvorschriften. Diese gelten im Gebrauch auch in den gemeindeeigenen Räumen.
Welche Einweisung zum Beispiel in der Betriebsküche einer Mehrzweckhalle für die Toiletten-Kontrollen, für den Aushang des Bestuhlungsplans oder ähnliches notwendig werden, muss das Hallenpersonal wissen. Verwaltung und Hallen-Betriebspersonal müssen den Weg vorgeben, welche Veranstaltungen in Eigenverantwortung und ohne Anwesenheit des Hausmeisters durch Dritte (Vereine und andere Nutzer) ablaufen dürfen. Der nächste Schritt ist dann: Die Einweisungspflicht der namentlich feststehenden verantwortlichen Personen dieses Dritten.
Übergabe an Vereine
Ist der Hausmeister so eingewiesen, dass er die Einweisungspflichten gegenüber Dritten einhalten soll, dann hilft eine Checkliste (>> hier << ein Muster davon).
Und >> hier << finden Sie außerdem auch ein mögliches Protokoll, das man für eine Raum- beziehungsweise Hallenübergabe verwenden kann.
Selbstverständlich sollte man sowohl die Checkliste wie das Übergabeprotokoll auf die örtlichen Gegebenheiten und speziellen Bedarfe anpassen.
