Hilf mir, lieber Hausmeister!
Da werden Sie geholfen! Der Werbeslogan der Telefonauskunft, der einst in aller Munde war, mag längst ausgedient haben, doch sein Inhalt trifft die Rolle des Hausmeisters in vielen Kommunen sehr konkret auf den Punkt: Wer immer schnelle Hilfe, ein kleines Ersatzteil oder eine Maschine benötigt, steht im Büro des Hausmeisters.
Wie gehen Sie damit um?
In der Aula ist eine Leuchte ausgefallen, in der Festhalle benötigen die Vereine eine Kabelverlängerung, und nach dem Sturz eines Schülers vor dem Schulgebäude ist Verbandsmaterial erforderlich. Im Alltag des Hausmeisters ist immer wieder schnelle Hilfe oder ein kleines Ersatzteil oder Werkzeug gefragt. Konkret geht es zum Beispiel in den kommunalen Einrichtungen um
- die Beleuchtung, eine Ersatz-Röhre oder eine komplette Leuchte
- eine zusätzliche Steckdose oder Kabelverlängerung
- eine Taschenlampe oder einen Zusatzscheinwerfer
- einen Bild-Aufhänger oder Dübel
- Klebeband, Isolierband und, und, und ….
Vor allem bei Veranstaltungen fehlen viele kleine Dinge. Was wird beim Hausmeister angefordert, und was braucht er eigentlich selber? Das ist manchmal schwer zu planen. Kollegen mit mehrjähriger Berufserfahrung kennen die Dringlichkeiten, wenn
- Kirchenfeste
- Dorffeste
- Einschulungen
- Weihnachtsfeiern
- Sport- oder Musikveranstaltungen
anstehen. Oft sind es die kleinen Dinge, aber manchmal auch komplette Regale, die dringend und sofort benötigt werden. Eine gute Selbstorganisation hilft dabei, diese Situationen und Anfragen schnell und souverän zu meistern. Wichtige Fragen, die sich der Hausmeister dabei stellen sollte, sind: Welche Summe gebe ich wofür aus? Welches Material sollte im Lager vorrätig sein? Wir wollen Sie bei der Organisation ihres Lagers mit vier organisatorischen Ratschlägen unterstützen:
1. Material-Ausgaben
Unterscheiden wir zunächst über Verbrauchsmaterial sowie Material und Geräte mit Rückgabe-Garantie. Wenn der Hausmeister den einzelnen Ausleihungen nach dem Gebrauch hinterherlaufen muss, dass seine Werkstatt wieder komplett ausgestattet ist, dann hatten die Ausleiher vermutlich keine gute Kinderstube oder brauchen Nachhilfe in Sachen Umgangsformen. Die ausgeliehene Leiter oder Taschenlampe muss zurückgebracht werden, damit sie für den nächsten Einsatzfall parat ist. Der Hausmeister hat nicht die Zeit, sämtlichem Werkzeug nachzulaufen. Er erinnert den Ausleiher einmal höflich, dass er die Leiter zurückbringen soll. Sollte dies nichts bewirken, wählt er beim zweiten Anlauf den Handzettel, der in vielen Fällen als Gedankenstütze hilft.
2. Material-Bestand
Je nach Einrichtung, Bedarf und vor allem auch je nach Platz-Angebot hält der Hausmeister einige Hilfsmittel in seinem Bestand.
Weniger ist dabei mehr. Das heißt, wenn der Hausmeister ein größeres Lager hat, dann werden vermutlich alle möglichen Utensilien bei dieser „guten Seele“ gesucht und angefordert. Ist das Lager jedoch klein oder gar nicht vorhanden, sollte jeder selber sehen und bemüht sein, dass er oder sie mit seinem Arbeitsmaterial über die Runden kommt.
Für die eigene Arbeit ist aber selbstverständlich, je nach Gebäude und Anlage, eine Mindestausstattung an Hilfsmitteln und Kleingeräten sowie Werkzeug erforderlich. Für eine gut sortierte Lagerhaltung gelten folgende Regeln:
- Übersichtliche Lagermöglichkeiten bereithalten.
- Eine ausreichende Beleuchtung und Belüftung im Lagerraum sicherstellen.
- Keine losen Stangen und andere Unfall-Quellen horten.
- Keine Abfälle im Lager zulassen.
Und jetzt einsortieren, wie gesagt: Weniger ist mehr!
3. Einkauf-Bedingungen
Im dritten Punkt geht’s um das Geld: Welche Budget-Beträge insgesamt und im Einzelfall stehen Ihnen zur Verfügung? Dazu ein Beispiel: Der Hausmeister verfügt über einen Jahresbetrag von 3.000 Euro und einen Einzelbetrag für 300 Euro. Dies würde bedeuten, der Fachbereich kann im Laufe eines Jahres insgesamt bis zu 3.000 Euro für Material- und Geräteeinkauf ausgeben, der einzelne Einkauf darf aber jeweils 300 Euro nicht übersteigen. Innerhalb dieser Grenzen ist selbständiges Handeln gefordert. Gehen einzelne Positionen über diese Grenzen hinaus, muss der Hausmeister eine Zustimmung im Einzelfall auf dem Dienstweg einholen.
Die zweite wichtige Regel betrifft den Lieferanten. Wo wird eingekauft? Bei dieser Entscheidung sind zum Beispiel der Zahlungsverkehr und das günstigste Angebot interessant. Schließlich sollte der Hausmeister nicht dem folgenden Vorwurf ausgesetzt werden: „Hätten Sie im Supermarkt X eingekauft, wäre der Einkauf um x Prozente günstiger ausgefallen.“ Es wird empfohlen, die Hausmeister-Einkäufe auf bestehende Einkaufswege zu beschränken und bisherige Lieferanten oder örtliche Anbieter zu beauftragen. Wenn bei neuen Lieferanten eingekauft werden soll, dann bedarf es – nach dieser Empfehlung – einer Absprache auf dem Dienstweg.
Selbstverständlich ist eine Team-Abstimmung erforderlich, wenn mehrere Personen auf einen „Topf“ zugreifen, sonst wird das Mitarbeiterklima empfindlich gestört.
Wichtig ist, dass Regeln bestehen, bekannt sind und offen kommuniziert werden zwischen allen Beteiligten!
4. Verfügungsmittel Hausmeister
Einerseits werden in öffentlichen Gebäuden häufig Verbrauchsmittel wie Sanitärbedarfe, Energie, Reinigungsmittel, Kleinbedarf wie Kleber oder Absperrbänder benötigt. Andererseits ist auch persönlicher Ausstattungsbedarf wie Handschuhe, Arbeitskleidung, Sicherheitsschuhe gegeben. Es ist wenig motivierend, wenn der Hausmeister wegen „jeder Kleinigkeit“ in leicht gebückter Haltung antreten muss, um seinen Arbeitsplatz-Bedarf zu vervollständigen beziehungsweise Ersatz für Verschleiß einzukaufen. Auch hier gilt das oben Gesagte: Vertrauen gegen Vertrauen, diese pragmatische Regelung hilft. Doch ein festgelegter Rahmen, erleichtert dem Hausmeister die Arbeit. Regeln und Budget-Festlegungen schaffen nicht nur Motivation, sondern auch gute Arbeitsbedingungen.
