Zuständigkeiten – im Hausmeister-Büro geht oft die Post ab
Er ist hilfsbereit, freundlich und auch noch außerordentlich geschickt: Der Hausmeister wird deshalb in vielen Einrichtungen als Allrounder eingesetzt.
Doch was gehört konkret zu seinem Aufgabengebiet? Das regelt die Einweisung.
Postannahme und Reparaturen.
Viele Hausmeister kommen aus technischen Berufen, haben dort eine fundierte Ausbildung genossen und können sehr gute Arbeiten leisten. Deshalb wurden sie unter den Bewerbern auch bevorzugt ausgewählt und eingestellt. Der Hausmeister-Job hat jahrzehntelange Entwicklungen und viele tausend Begegnungen hinter sich. Entsprechend hat die ‚Öffentlichkeit’ ein Bild von ihm – aber meistens nur wenig Ahnung über die wirklichen Aufgaben! Selbst Vorgesetzte und sonstige Büro-Angestellte haben meistens nur oberflächliche Einblicke in seine Tätigkeiten.
Viele Hausmeister sind ‚Außenbereichs-Tätige’ – das heißt weit weg von der Zentrale. Begegnungen reduzieren sich oft auf kleinere oder größere Erledigungsgeschäfte, häufig auf Reklamationen. Wenn das so ist, sind die Begegnungen negativ vorbelastet. Wenn man in Kontakt tritt, heißt es oftmals: Was ist denn jetzt schon wieder falsch gelaufen?
Dabei nimmt der Hausmeister eine wichtige Rolle ein. Er ist Bindeglied zwischen öffentlicher Einrichtung und der Öffentlichkeit. Somit repräsentiert er die gesamte Stadt- oder Gemeinde-Verwaltung vor den Bürgern. Die gleiche ist einfach: Hat die Einrichtung ein gutes Image und ist kundenfreundlich, sind die Bürger zufrieden. Dennoch kann er nicht aus Höflichkeit immer und überall einspringen. Seine Aufgaben müssen klar geregelt sein.
Klare Regelungen helfen
Für die folgenden Aufgaben benötigt jeder Hausmeister einen Auftrag beziehungsweise eine deutliche Regelung:
Postannahme / Postweitergabe
Jeder korrekte Brief und jedes korrekte Paket hat einen Absender und einen Adressat. Selten steht der Name des Hausmeisters im Adressenfeld. Wem gehört also die Post zum Beispiel der „Schillerschule“?
Richtig: dem Sekretariat und der Schulleitung
Falsch: dem Hausmeister, Reinigungskräften, Gärtnern etc.
Wenn der Hausmeister die Post annehmen soll, dann darf er oder sie hierfür die Anweisung ‚Post annehmen’ erwarten. Schließlich steht in jedem Arbeitsvertrag: Änderungen bedürfen der Schriftform.
Ein Auge zudrücken? Besser nicht!
Es geht nicht um Dienst nach Vorschrift oder um eine Erschwernis der Arbeitsbedingungen. Es geht darum, dass in einem konkreten Schadensfall – wie immer dieser auch aussehen mag – der Hausmeister Probleme bekommen kann, wenn er falsche Post angenommen oder vielleicht sogar durch seine Unterschrift bestätigt hat.
Es ist nicht so selten, dass Pakete und andere Postlieferungen unbestellt geliefert werden und später ein Problem darstellen können. Erinnert sei zum Beispiel an einen Fall von Porno-Schriften. In diesem Falle musste vor Gericht geklärt werden, ob der Hausmeister oder die Schulleitung diese Schriften angenommen hat. Wir wollen jetzt nicht weiter auf diese Situation eingehen, die letztendlich zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses geführt hat.
Die Postweitergabe sollte ebenfalls geregelt sein, zum Beispiel so: Jeweils morgens um 11 Uhr und nachmittags um 15 Uhr wird die Post an das Sekretariat weitergegeben.
Reparaturarbeiten, Wartungsfirmen, Werkverträge, Einkäufe
Welche Aufträge werden von wem vergeben beziehungsweise sind vom Hausmeister zu veranlassen? Wie ist generell die Regelung für Auftragsvergaben? Hat der Hausmeister bis zu einem vorgegebenen Leistungsumfang (je nach Betrag oder nach Zeitumfang, nach Aufgabengebiet) Vergaberechte? Wenn Auftragsvergaben erfolgen, bekommt der Hausmeister eine Mehrfertigung, um die Terminabsprache zu übernehmen oder Bestellpflichten zu prüfen?
Die Auftragserfüllung wird von Hausmeister bestätigt (Rapportzettel). Damit eine ordnungsgemäße Bestätigung erfolgen kann, sind Kenntnisse über die Auftragsvergabe und den Auftragsumfang notwendig.
Für Verbrauchsmaterial gibt es natürlich in jedem Betrieb Regeln, meist eingefahrene und gut funktionierende Wege. Wer die kennt, ist auf der sicheren Seite.
Gut organisierter Arbeitsplatz
In den heutigen Zeiten – in denen Arbeitsplatzwechsel immer schneller und öfters vollzogen werden, in denen für Mangel keine Toleranz besteht und in denen Rücksicht immer weniger aber Anspruchsdenken immer mehr im Vordergrund stehen – müssen Organisation und Regelungen, Dienstwege und Termine, Belege und Beweise fester und regelmäßiger Bestandteil der täglichen Arbeitsplatzstruktur sein.
Ob wir das wollen oder nicht, ist nicht die Frage. Die Frage ist, welches Image erhalten wir für unsere Arbeit und unseren Arbeitsplatz oder genauer gesagt: Wie gut ist unsere Einrichtung?
Dabei ist klar: Auf Dauer wird mit mangelhaftem Personal keine Einrichtung richtig geführt, und auf Dauer wird es kein gut ausgebildetes Personal geben in einer mangelhaft geführten Einrichtung!
Arbeiten nach Vorgang
sind ein gutes und gängiges Modell. Aber neue Kollegen und Aushilfen müssen dann auf jeden Fall auf Vorgänge zurückgreifen können. Das heißt, die Ablagen (zum Beispiel im NOS) müssen griffbereit und möglichst vollständig zur Verfügung stehen. Wenn neue Mitarbeiter erst bei Vorgesetzten „nachbohren“ müssen, wie die Regeln sind, dann ist dieser Arbeitsplatz maximal mittelmäßig organisiert. Das bedeutet kein gutes Zeugnis für den Vorgesetzten.
