8. Juni 2016

Facility-Management auf dem Prüfstand: Auf welchem Seil wollen wir tanzen?

Rathausarbeit steht mehr denn je im Wettbewerb und fordert sichtbare und spürbare Erfolge – diese Erfolge müssen messbar und vermittelbar beim Bürger und Wähler ankommen!

Wir können es Politik, „Wandel der Zeit“ oder einfach auch nur „Dienstleistung des Rathauses für den Bürger“ nennen. Im Ergebnis steht immer das gleiche: Beim Bürger angekommen, akzeptiert und durch Wahlen bestätigt – oder der Bürger fordert Korrekturen. Nirgendwo wird die kommunale Leistung so direkt beim Bürger abgeliefert wie in der kommunalen Immobilien- und Anlagenwirtschaft.

Hier werden dem Bürger jeden Tag einprägsam und dauerhaft die Zustände von Marktplatz, Freizeit- und Sporteinrichtungen, Schulen oder Bürgerhäusern vorgezeigt. Hier wird dem Kunden die Liebe zu seiner Stadt und seiner Gemeinde suggeriert – interessant oder langweilig? Der jeweilige Zustand ist für die Verantwortlichen in den Rathäusern und das Betriebspersonal eine Daueraufgabe.

Jede einzelne Anlage ist eine Wettbewerbs-Anlage – eine Werbebotschaft

Wer soll unsere Einrichtungen gut und attraktiv finden, wenn wir selbst diese Einrichtungen schlechtreden? Die Demokratie lebt von Rede und Gegenrede. Und da wird leider oft und sehr schnell aus der Gegenrede eine Miesmache. Die Ergebnisse lasse sich an Wahlergebnissen und -beteiligungen ablesen. Nicht der Bürger entfernt sich von unseren Einrichtungen – das kann er gar nicht – er gerät in Distanz zu den kommunalen Einrichtungen und den dort tätigen Personen, weil in der Alltags- und Langzeitwirkung nur wenig Verbundenheit zu den Einrichtungen und den dort Verantwortlichen im Ort aufgebaut wurde. Das geht besser!

Sind unsere öffentlichen Einrichtungen gute Einrichtungen?

Private und öffentliche Gebäude und Freiflächen werden heute erst mit der jeweiligen Technik und Ausstattung zum liebgewordenen Begegnungsplatz, den wir uns wünschen. Die Technik und die Ausstattung, die Möblierungen prägen den Unterschied – aber auch die Akzeptanz. Wie überall haben wir kürzere Produktzyklen. Mode, Bürgerwillen und Technikverschleiß bewirken schnellere Modifizierungen in den Anlagen. Nur der Wandel hat Bestand! Damit kommunale Einrichtungen gute und wettbewerbsfähige Einrichtungen sind, brauchen Gemeinden allem anderen Menschen, die positiv denken, und insbesondere eigenes Personal, die Gebäude und Anlagen positiv darstellen, ja, die sie regelrecht „herausputzen“.

Welche Immobilien benötigen Gemeinden in Zukunft zusätzlich?

Der gesellschaftliche Wandel erfordert, Wähler wünschen – auch künftig sollen Städte und Gemeinden Räume für eine Geburtstagsfeier, einen Leichenschmaus oder eine Vereinssitzung anbieten können. Veränderte Zusammensetzungen der Personengruppen bei Familienereignissen sowie der erweiterte Altersdurchschnitt erfordern, dass auch 80-Jährige bei den vorgenannten Zusammenkünften dabei sein können. Auch Personen mit einem lädierten Knie sollen sich in der Gesellschaft wohlfühlen und nicht zurückziehen müssen, weil etwa geeignete Treff-Räume fehlen. Die Familienzusammenkunft wird künftig bunter. Nicht jedes Mitglied findet sich in allen Wohnzimmern wohl, benötigt werden mehr öffentliche, neutrale Räume, Mieträume mit und ohne Bewirtung. Diese neutralen Räume müssen auch für Gesellschaften mit beispielsweise 20 oder 40 Personen leicht erreichbar, funktional umsetzbar und finanzierbar für unterschiedliche Ansprüche zur Verfügung stehen. Damit fördern Kommunen das Gemeindeleben und ihre Akzeptanz! Was liefert eine Gemeinde für ihre Bürger? Die Notversorgung oder die Lebensqualität der Zukunft?
Wer hier in der Verantwortung steht, muss sich heute diesen Fragen stellen und liefern, sonst sucht der Bürger und Wähler andere Lieferanten.

Engpass gutes Personal – Fachpersonal – Motivation?

Ein Produkt ist so gut, wie die Menschen, die an diesem Produkt arbeiten. Das hat schon vor über hundert Jahren Robert Bosch erkannt. Und bis heute hat sich nichts daran geändert. Gutes Personal wird umworben, und die Bereiche Industrie, Handwerk und Dienstleistungen haben unterschiedliche Chancen und Möglichkeiten, den Personalbestand zu pflegen. Die öffentliche Han wird diese Herausforderungen mit Sicherheit bestehen – mal besser und mal weniger gut. Wer das Bewusstsein für „gutes Personal“ pflegt, der wird bestehen und besser als die Konkurrenz sein.
Personalmotivation hat viele Facetten, um zu motivieren muss man zuerst sein Personal kennen. Durch gute Ausstattung wird die Arbeit erleichtert und sehr oft motiviert. Durch Schulungen werden Interessen und Fähigkeiten erweitert. Durch Anerkennung entsteht Verbundenheit.
Wer die Personalpolitik im eigenen Unternehmen vernachlässigt, der wirkt entfremdend und wird mit guten Wünschen für die Zukunft verabschiedet werden.
So einfach kann das sein.

Personal und Alternativen

Jede Aufgabe ist eine Herausforderung:
Strukturen in den Alltag bringen – flexibel bleiben
weniger Personal, aber mehr Aufgaben
Sicherheit und Wirtschaftlichkeit für Chefetagen und Anlagenbetreiber
Sicherheit für Betriebspersonal, Gäste und Nutzer

Das Eine schließt das Andere nicht aus. Mit einem einheitlichen Ablage- und Ordnungssystem für alle öffentlichen Einrichtungen ist die Grundlage geschaffen, dass neue Mitarbeiter in kürzester Zeit die für die jeweilige Anlage wichtigen Unterlagen zur Hand haben. Und wenn Personen in mehreren Einrichtungen dienstlich unterwegs sind, haben sie überall die gleichen Aktensysteme.
Wie die Dienstwege funktionieren, wer lebensrettende Einrichtungen pflegt und prüft, wie Heizung und Lüftung beispielsweise funktionieren und gewartet werden, welche Bestuhlungspläne genehmigt sind oder etwa, welche Reinigungsvorschriften umzusetzen sind.

Mit diesen Unterlagen kann „der Neue“ oder „die Neue“ gezielt und schnell eingewiesen werden. Sowohl für das eigene Personal als auch bei Fremdvergaben stehen griffbereite, einheitlich in Signalfarbe gelb ersichtliche Unterlagen zur Verfügung. Und das verantwortliche Rathauspersonal hat Grundlagen für eine schnelle und rechtlich nachvollziehbare Einweisung! Wissen, wie die Dinge funktionieren, ist die erste Voraussetzung, dass auch richtig gearbeitet wird. Das gilt für eigenes Personal und bei Fremdvergaben auch für die dann zuständigen Dienstleister. Wer einen Omnibus steuern möchte, braucht eine Ausbildung – das gilt auch für die Steuerung von Schulgebäuden oder Sportstätten. Dazu ein Auszug aus der Versammlungsstätten-Verordnung (Beispiel VstättV Bayern vom 2.11.2007 – andere Bundesländer fast identisch):
„Die Vorschriften dieser Verordnung gelten für den Bau und Betrieb von Versammlungsstätten mit Versammlungsräumen, die einzeln mehr als 200 Besucher fassen; sie gelten auch für Versammlungsstätten mit mehreren Versammlungsräumen, die insgesamt mehr als 200 Besucher fassen, wenn diese Versammlungsräume gemeinsame Rettungswege haben.“
Es folgen zum Beispiel Vorgaben, wie diese Anzahl der Personen zu bemessen ist, was bei Freiflächen gilt, und welche Ausnahmen Anwendung finden können.
Verantwortliche müssen diese und andere Vorschriften über Bestuhlung und vieles mehr wissen!

Werkverträge oder Provisorien

Wenn eigenes Personal nicht ausreichend zur Verfügung steht oder grundsätzlich etwas verändert werden soll, dann sind verschiedene Formen der Fremdvergabe möglich. Mustervereinbarungen über Werkverträge, Gebäudereinigung, Freiflächenpflege und so weiter liegen vor und können beim Verlag und Medienhaus Harald Schlecht bestellt werden.