Computer – des Hausmeisters zweites Gehirn?

PC-unterstütztes Arbeiten ist hilfreich, solange alles funktioniert. Doch manchmal wird die Technik auch zum Hindernis am Arbeitsplatz, insbesondere dann, wenn überlange Zugriffszeiten zu den Speicherdaten die zügige Aufgabenerfüllung erschweren.

Oder manches Mal stellen auch so genannte „verweigerte Zugriffe“ ein Problem dar, sodass – warum auch immer – die gespeicherten Daten überhaupt nicht zur Verfügung stehen. Fast jeder PC-Nutzer kann ein Lied davon singen, wenn er morgens an seinen Arbeitsplatz kommt und der Outlook-Kalender streikt.

Werden dringende Termine womöglich verpasst oder wichtige Arbeiten vernachlässigt?

Der Hausmeister ist zu allererst für die Sicherheit und Nutzungsbereitschaft von Gebäuden und Anlagen zuständig. Deshalb ist auch ein computerunterstützter Arbeitsplatz immer nur so gut, wie der Zugriff und die Unterstützung in der „Notsituation“ funktioniert. Und die wichtigsten Tages-Aufgaben müssen auch ohne Computer-Zugriff erfüllbar sein. In Notsituationen kann zum Beispiel zuerst ein Stromausfall die gesamte Elektronik lahm legen. Deshalb sollten Notfallordner und Notfall-Verhaltensregeln im Ernstfall auch ohne Computerabruf griffbereit sein.

Wer diese Grundsätze beherzigt, kann und soll die Hilfestellungen der Technik und damit auch computergestützte Arbeitshilfen nutzen. An vielen Arbeitsplätzen geht es nicht ohne eine Software. Wie ein Tagesverlauf dabei aussehen kann, wollen wir im Folgenden aufzeigen. Als Vorlage dient dabei „hausmanager professionell“, eine Software, die seit mehreren Jahren auf dem Markt ist und in Baden-Württemberg und Bayern eine große Referenzliste an Nutzern – auch aus dem öffentlichen Bereich – vorweisen kann.

Netzwerk-Beteiligte und deren Dateneingaben

Nutzer und Raumverwalter wie Schulleitung, Stadthallenverwaltung, Wohnraumvermietung, Gebäude- und Hausverwaltungen aller städtischen Einrichtungen

Beispielhafte Dateneingaben:

• Belegungsanmeldungen für Räume und Gebäude, zum Beispiel Belegung der Aula am 6.6. in der Zeit von 16 Uhr bis 19 Uhr durch die Klasse 9, erforderliche Vorbereitung: Bestuhlung für 50 Gäste, Rednerpult, alkoholfreie Getränke, verantwortliche Person ist Hans Mustermann, Telefon 1234, Email: hans.mustermann@gymnasium.de
• Mieter und Fremd-Nutzer wie Sportvereine (deren Übungsleiter, punktuell im Rahmen der Nutzungszeiten vor Ort), Wohnungsmieter, Veranstalter. Dateneingaben: Kipptor in der Schulsporthalle läuft unruhig, Überprüfung wird angeregt, es könnte Verletzungsgefahr bestehen. Doris Musterfrau ÜL Kinderturnen TV
• Hilfskräfte im Gebäudealltag wie Gebäudereinigung, Verbrauchswerteerfassung, Bauhof
  Dateneingabe: Im Klassenzimmer 5b war nicht aufgestuhlt, deshalb wurde keine Bodenreinigung vorgenommen.
• Finanzverwaltung, Finanz-Planung, Bauverwaltung wie Kämmerei, Einnahmen- und Ausgaben-Buchhaltung, Garantie- und Gewährleistungsüberwachung, Abschreibungs- und Investitionsbuchhaltung
  Dateneingabe: Am 20.6. läuft die Gewährleistung für die elektronische Verdunkelung im Nordflügel ab, bitte bis spätestens 10.6. eine Überprüfung über Funktionen und etwaige Mängel durchführen
• Netzwerkbeteiligte werden von Zentrale vorgegeben
• Aulabelegung am 6.6. in der Zeit von 16 bis 19 Uhr durch die Klasse 9, erforderliche Vorbereitung: Bestuhlung für 50 Gäste, Rednerpult, alkoholfreie Getränke, verantwortliche Person: Hans Mustermann, Telefon 1234, Email hans.mustermann@gymnasium.de
• Kipptor in der Schulsporthalle läuft unruhig, Überprüfung wird angeregt, es könnte Verletzungsgefahr entstehen. Doris Musterfrau ÜL Kinderturnen TV
• Im Klassenzimmer 5b war nicht aufgestuhlt, deshalb wurde keine Bodenreinigung vorgenommen.
• Am 20.6. läuft die Gewährleistung für die elektronische Verdunkelung im Nordflügel ab, bitte bis spätestens 10.6. eine Überprüfung über Funktionen und etwaige Mängel durchführen – Häusler
• Staubsauger bei Elektro-Maier zur Reparatur – fertig am 12.6.
• Dachrinne Seitenflügel Schillerstraße läuft über Schadensmeldung
• Fensterbruch in Klasse 9b fertigen, Bilder für Versicherung an Hr. Klug
• Inventarverzeichnis in Klasse 4a prüfen, erneuern (ergänzen: Beamer, Zubehör)
• wiederholt musste Lehrer Baumann darauf hingewiesen werden, dass er sich beim Parken für einen Parkplatz entscheiden und nur eine Parktasche belegen soll. Foto gemacht, gespeichert: Parkplatz – Baumann
• Die Postannahme / Paketannahme bei nächster Besprechung regeln -> ich nehme keine Pakete mehr an!
• Wasserhahn im Lehrerzimmer tropft schon wieder -> auswechseln notwendig
• Bauhof weist darauf hin, dass jetzt wegen Vogelschutz keine Bäume ausgeschnitten werden sollen – nur wenn Gefahr im Verzug – wieder melden im August – vorgemerkt für 20.7.2011
• Schlüssel für Sporthalle an ÜL Heizmann ausgegeben für 4 Wochen, Rückgabe am 23.7. vorgemerkt – in Liste eingetragen

Ein Vormittag im Leben eines Hausmeisters

Montag, 7.30 Uhr: Der Hausmeister ruft seinen Tages-, Wochen- und Monatsplan ab, unter seinen „Tageseinträgen“ erscheinen folgende Punkte:

Fremdeinträge:

• Aula-Belegung am 6.6. in der Zeit von 16 bis 19 Uhr durch die Klasse 9, erforderliche Vorbereitung: Bestuhlung für 50 Gäste, Rednerpult, alkoholfreie Getränke, verantwortliche Person: Hans Mustermann, Telefon 1234, Email hans.mustermann@gymnasium.de
• Kipptor in der Schulsporthalle läuft unruhig, Überprüfung wird angeregt, es könnte Verletzungsgefahr entstehen. Doris Musterfrau ÜL Kinderturnen TV
• Im Klassenzimmer 5b war nicht aufgestuhlt, deshalb wurde keine Bodenreinigung vorgenommen.
• Am 20.6. läuft die Gewährleistung für die elektronische Verdunkelung im Nordflügel ab, bitte bis spätestens 10.6. eine Überprüfung über Funktionen und etwaige Mängel durchführen – Häusler

Eigene Einträge:

• Vormerkungen: Fa. Sanitär-Maier kommt um 8 Uhr, Urinale Grundschule
• Kreisbildstelle Beamer abholen
• zirka 9 bis 11 Uhr: Rasenmäher zum Bauhof, Karl Müller holt ihn ab
• Messer schleifen

Raumbelegungen:

Turnhalle, regelmäßige Nutzungen laut Plan:

• 08:00 – 09:00 Uhr    Klasse 6
• 09:00 – 11:00 Uhr    Klasse 3 und 4
• 13:00 – 15.30 Uhr    Klassen 5 bis 9: Fußball AG
• 17::00 – 19:00 Uhr   Fechten TV, Frau Meisner
• 19:00 – 20.30 Uhr   Jedermann-Sport TV, Herr Müller
• 20.30 – 22:00 Uhr   Tischtennis, TTC, Frau Theo
  Änderungen: keine Einträge
  Aula keine Einträge

Unerledigte Mängelliste

• Staubsauger bei Elektro-Maier zur Reparatur – fertig am 12.6.
• Dachrinne Seitenflügel Schillerstraße läuft über Schadensmeldun
• Fensterbruch in Klasse 9b fertigen, Bilder für Versicherung an Hr. Klug
• Inventarverzeichnis in Klasse 4a prüfen, erneuern (ergänzen: Beamer, Zubehör)

Sonstiges

Ab 15.6. steht Praktikant Franz Müller für 4 Wochen zur Verfügung – Arbeitsaufgaben vorbereiten.

11 Uhr: Der Hausmeister erfasst wichtige Ereignisse vom Vormittag

• wiederholt musste Lehrer Baumann darauf hingewiesen werden, dass er sich beim Parken für einen Parkplatz entscheiden und nur eine Parktasche belegen soll.
  Foto gemacht, gespeichert: Parkplatz-Baumann
• Die Postannahme / Paketannahme bei nächster Besprechung regeln -> ich nehme keine Pakete mehr an!
• Wasserhahn im Lehrerzimmer tropft schon wieder -> auswechseln notwendig
• Bauhof weist darauf hin, dass jetzt wegen Vogelschutz keine Bäume ausgeschnitten werden sollen – nur wenn Gefahr im Verzug – wieder melden im August – vorgemerkt für 20.7.2011
• Schlüssel für Sporthalle an ÜL Heizmann ausgegeben für 4 Wochen, Rückgabe am 23.7. vorgemerkt – in Liste eingetragen

Was sollte eine gute Software leisten?

Sie sollte den Hausmeister bei seinen täglichen Aufgaben unterstützen und möglichst unkompliziert zu bedienen sein. So können tägliche Arbeiten wie die folgenden leicht dokumentiert werden.

1. Schadensfälle, Arbeitshilfe und Dokumentation
2. Auftragsabwicklungen von der Aufgabenmeldung bis zur Erledigung und Dokumentation, Abwicklungskontrolle
3. laufende Aufgaben: Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesdarstellungen
4. Inventarisierungshilfe und Überwachungsfunktionen für Garantie- und Gewährleistungen, Ausleihen, Ersatzbeschaffungen, Inventarverzeichnis mit ergänzenden Möglichkeiten zur Speicherung wie Reparaturdienst, abgeschlossene Versicherungen, Wartungsverträge etc.
5. Kontakt-Börse: Zugangssteuerung durch „Master“ zu den einzelnen Speicherinhalten
6. Kontakt-Börse: direkte Sammlung von Eingaben (Anfragen, Aufträge, Antworten etc.) mit entsprechendem Bearbeitungsplatz und Archivierung getrennt nach den einzelnen Objekten
7. Bild-Speicherung, Bildbearbeitung, Pläne und GIS-Datenübernahme
8. Suchfunktionen
9. Benutzerhandbuch und Betriebssystem (gängiges System, damit innerhalb eines Arbeitsplatzes nicht mit unterschiedlichen Betriebssystemen gearbeitet werden muss. Ein gängiges Betriebssystem erleichtert die Einarbeitung und die gesamte Programm- und Systemarbeit
10. Zwischenspeicherung der Daten regelmäßig z. B. automatisch nach 120 Sekunden ohne Arbeitsunterbrechung und ohne aktive Speicheraktivierung. Gleichzeitig muss der vorherige Datenbestand (z. B. Vortag) wieder aktivierbar sein.
11. Schnellzugriff auf die Inhalte des „Notfallordners“
12. Anschluss an Drucker und Email, gegebenenfalls Datenabruf und Dateneingabe per Handy
13. Zahl der Arbeitsplätze nach Anzahl der Objekte und der Mitarbeiterarbeitsplätze steuerbar
14. Passwort-Schutz mit selektiertem (vom Master vergeben) Zugriff der Außenstellen