Wem gehört was? Das muss geklärt sein!

Wer ein großes Inventar verantwortet, sollte sehr strukturiert arbeiten. Darum ist es eine wichtige Aufgabe des Hausmeisters, sämtliches Eigentum zu kennzeichnen.
Mit den folgenden Tipps behalten Sie jederzeit den Überblick.

Eigentum kennzeichnen – Vorschriften einhalten

„Das private Eigentum des Hausmeisters und das kommunale Eigentum waren nicht gekennzeichnet und sind somit durch Dritte nicht ersichtlich und nicht zuzuordnen!“ So oder so ähnlich steht es in manchen Prüfungsberichten der Aufsichtsbehörden, und das sorgt für Ärger in der Kommune.
Was ist geschehen? Der Hausmeister hat eigenes Werkzeug eingebracht, um Reparaturarbeiten durchführen zu können – eine gute Tat, so möchte man glauben. Sie kann allerdings zum Problem werden, wie der oben zitierte Rechenschaftsbericht deutlich macht. Eigentum muss deshalb eindeutig gekennzeichnet werden.

Lesen Sie hier, worauf es ankommt…

 

Inventar dokumentieren

1. Inventarverzeichnisse erstellen: 

Alle Gegenstände, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind und somit für den mehrmaligen Einsatz beziehungsweise zur dauerhaften Ausstattung zählen, sind in Inventarlisten zu erfassen. Diese müssen folgende Punkte enthalten:

  1. Bezeichnung des Artikels (z.B. Bogensäge)
  2. Beschaffungsdatum und Preis
  3. gegebenenfalls Gewährleistungsfristen beziehungsweise Garantiezeiten
  4. Lagerort (z.B. Hausmeisterwerkstatt Realschule oder Putzraum 1.OG)

 

2. Kennzeichnung – Eigentumsvermerk

Grundsätzlich ist öffentliches Eigentum als solches sichtbar zu kennzeichnen – nicht nur Fahrzeuge und Geräte, auch so genannte Fahrnisgegenstände wie Schaufel, Besen, mobile Absperrmaterial, Bilder, Deko-Material (soweit nicht Verbrauchsmaterial), Kabel, Verteilersteckdosen usw.
Für die Kennzeichnung bestens bewährt haben sich Haftetiketten. Diese sind relativ günstig in der Beschaffung, einfach in der Anwendung und von großer Haltbarkeit. Was sollte auf den Etiketten stehen? Der Begriff „Eigentum“ ist nicht erforderlich. Man kann davon grundsätzlich ausgehen, wenn die Gegenstände mit einheitlichen Etiketten beklebt sind, ist dies ausreichend. Die Etiketten müssen identifizierbar sein. Der Aufdruck „Gemeinde XY“ und gegebenenfalls das Gemeindewappen sind völlig ausreichend.

 

3. Jahresprüfung – Inventarverzeichnis

Bei der Inventarbuchhaltung wird unterschieden zwischen „Anlagenachweis“ und „Inventarverzeichnis“.

 

Ordner 374-x-226-Pixel Rechteck klAnlagenachweis

Dieser ist Bestandteil der Buchhaltung. Hier werden alle Gegenstände – unabhängig ob beweglich oder als bauliche Anlage unverrückbar mit Grund- und Boden verbunden – in der Buchhaltung aufgelistet. Der Anlagenachweis enthält Produktbezeichnung, Herstellungs- beziehungsweise Beschaffungsjahr (Fertigstellung, Teilfertigstellung, Inbetriebnahme), technische Angaben (z.B. Länge einer Leitung und deren Leistungsfähigkeit), Herstellungs- beziehungsweise Beschaffungskosten, voraussichtliche Nutzungsdauer (Jahre, Monate), Jahresabschreibung, außergewöhnliche Wertberichtigungen (Wertzugang z.B. durch Austauschmotor oder Sanierung, Wertverluste z.B. durch Beschädigung), Restbuchwerte.

Wenn Geräte aussortiert werden, sollten Sie das unbedingt der Buchhaltung mitteilen! Sonst werden Bestände geführt, die real nicht mehr existieren. Das wirft ein äußerst ungünstiges Licht auf das Personal, wenn dies bei Prüfungen so festgestellt wird. Bei Ausleihungen ist dies durch einen Hinweis zu vermerken. Der Hinweis kann durch einen zusätzlichen Vermerk als Haftnotiz oder durch einen direkten Eintrag mit Quittierung – auch der Rückgabe – erfolgen. Letzteres ist bei Schlüsselvergaben unerlässlich.

 

Inventarverzeichnis (auch Fahrnisverzeichnis genannt)

In jedem Raum oder zumindest in jedem Gebäude wird ein Inventarverzeichnis geführt. Mittels diesem Inventarverzeichnis ist es jedem Nutzer, Stellvertreter usw. in kurzer Zeit möglich, einen Überblick von der vorhandenen Ausstattung zu erhalten. Die Führung der Inventarverzeichnisse obliegt grundsätzlich den Vorort-Verantwortlichen. Bei Schulräumen ist dies zum Beispiel der Klassenlehrer, bei Fachräumen der Fachlehrer. Die Schulleitung hat hier die Verantwortung für die Führung der Inventarverzeichnisse.

Werden gefährliche Stoffe gelagert (in Putzräumen oder Chemieräumen zum Beispiel), ist dies besonders gut sichtbar aufzuzeigen. Es ist durchaus möglich, dass getrennte Inventarverzeichnisse geführt werden:

  • Fachausstattung (Zuständigkeit Fachpersonal)
  • Hausmeisterbedarf
  • Allgemeinausstattung (Zuständigkeit Hausmeister).

In diesem Falle ist bei jeder Inventarliste auf das zusätzlich vorhandene Inventarverzeichnis hinzuweisen.

Leider wird das Thema „Kennzeichnung von Eigentum“ in vielen öffentlichen Verwaltungen, in zahlreichen Stadt- und Gemeindeverwaltungen ungenau gehandhabt. Es kommt nicht selten vor, dass Bilder im Wert von mehreren hundert Euro ohne Kennzeichnung in Fluren und Treppenhäusern hängen. Wurden bisher noch nie Eigentumskennzeichnungen verlangt, soll dieser „Mist“ ab sofort den Hausmeister beschäftigen. Wenn er dann noch seine privaten Bohrmaschinen oder sonstige Geräte im Einsatz hat, weil der Arbeitgeber bei der Ausstattung spart, gibt es ein Durcheinander. Der Hausmeister fühlt sich plötzlich angeprangert, weil seine Geräte nicht gekennzeichnet sind. Damit alles geregelt ist, sollten Sie folgende Hinweise beachten:

 

Der Hausmeister ist für die Kennzeichnung verantwortlich

Die Zuständigkeit über die Verwaltung von Geräten und Ausstattungen ist Hausmeister-Sache. Nur wenn der Hausmeister nachweisen kann, dass er auf dem Dienstweg (gegenüber Vorgesetzten) auf die mangelnde (nicht praktizierte) Kennzeichnung aufmerksam gemacht hat und ihm die notwendigen Hilfsmittel wie Kennzeichnungs-Etiketten verweigert wurden, ist er entlastet. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine Protokollnotiz anzulegen.

 

Ausnahmen der Verantwortung

Überall, wo „Fach-Ausstattungen anderer Dienststellen“ gelistet sind, stellen sie Ausnahmen dar. So ist die Schulausstattung zum Beispiel Sache der Schulleitung, Bibliothekausstattung ist Sache der Bibliothekverwaltung, Sportgeräte sind Angelegenheit der Vereine oder der Schule – je nachdem, ob das Eigentum den Vereinen oder dem Schuletat zugeordnet wird.

 

Sporthallen und Sportgeräte

Maßgeblich bei der Frage nach der Verantwortung ist die Berechtigung über Kauf und Nutzung. Zunächst ist natürlich auch hier grundsätzlich eine Kennzeichnung des Eigentums notwendig. Wenn diese erfolgt ist, dann ist erkennbar: Realschule, TSV, Kindergarten usw. Der nächste Schritt ist die getrennte Unterbringung je nach Eigentum. Im Fall, dass noch keine Kennzeichnung vorliegt gilt:

  1. Über Sportgeräte besteht keine Zuordnung der Benutzung für einzelne Nutzer (Vereine, Schule etc.). Alle Benutzer der Sportanlage können auf die hier betreffenden Geräte zugreifen: Kennzeichnung Gemeindeeigentum.
  2. Oft reicht eine Kennzeichnung mit Filzstift, z.B. „TUT“ für Stadt Tuttlingen.
  3. Die jetzt gekennzeichneten Gegenstände (Bälle, Reifen, Keulen usw.) werden vermutlich überall in eigens hierfür bereitstehenden Schränken, Körben etc. gelagert und verschlossen. Es versteht sich von selbst, dass es vorteilhaft ist, wenn jede Gruppe den eigenen Depotvorrat hat und mit eigener Schlüsselverwaltung operiert. Wenn der Aufbewahrungsort entsprechend gekennzeichnet ist, ist der Idealfall erreicht.

 

Geschirr 374-x-226-Pixel Rechteck klKüchenausstattung

Der Aufwand für gravierte Bestecke dürfte vielen zu hoch sein. Und die Frage nach Wirtschaftlichkeit ist natürlich auch bei der Kennzeichnung gefragt. Hier tritt an die Stelle der einzelnen Kennzeichnung von Gläsern und Löffeln die übersichtliche Lagerung in den Regalen und eine gut erkennbare und lesbare Beschriftung z.B. am Regalboden (z.B. „10 Reihen à 6 Gläser“. Jeder Hausmeister kann so relativ schnell erkennen, ob die Reihe voll ist.

 

Kontrollhilfe in Küchen

Porzellangeschirr und Gläser können als vollzählig erkennbar gekennzeichnet werden. Wenn einzelne Teller Sprünge oder Macken haben, kommt das einem Verlust nahe. Hier ist es hilfreich, wenn der Hausmeister bei der Übergabe einen Tellerstapel sorgfältig dreht und darauf hinweist „alle Teller ohne erkennbare Bruchstellen und Kantenverletzungen – vollständig und ohne Beschädigungen übernommen – im Übergabeprotokoll notiert und unterzeichnet“. Bei der Abnahmekontrolle nach der Veranstaltung kann dieses Kontrollritual wiederholt werden.

 

Inventarlisten

Eine Inventarliste ist für jeden Raum – gegebenenfalls sogar für jeden Küchen- und Geräteschrank – unerlässlich. Diese ist gut sichtbar (bei der Eingangstüre, am Schrank, im Schrankfach etc.) möglichst in Folie eingeschweißt aufzuhängen. Jeder Besucher oder Nutzer kann so sofort erkennen: sorgfältige Belegführung und konkrete Nachweispflicht. Bei wartungspflichtigen Geräten sollte die Inventarliste weitere Informationen enthalten. Beschaffungsdatum, Lieferant, Garantiezeiten, erfolgte Wartungsarbeiten und ganz wichtig: Ort der Ersatzteillisten, Bedienungshinweise, Sicherheitsvorschriften usw.

 

Abstimmung mit Buchhaltung

Jede Veränderung von Zu- und Abgängen ist auf der Inventarliste zu vermerken. Gegebenenfalls sind dabei weitere Hinweise notwendig, zum Beispiel Kostenersatz, Ersatzlieferung usw. Die Pflicht des Hausmeisters ist es, etwaige Fehlbestände, Ab- und Zugänge zu belegen. In regelmäßigen Abständen – mindestens einmal jährlich – ist ein Abgleichen mit der Buchhaltung (Kämmerei) erforderlich.


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11. Juli 2014


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