Die Gretchenfrage in Sachen Hausverwaltung: Was darf’s denn kosten?

Immer wieder taucht die Frage auf, was kann ich als Hausverwalter für meine Tätigkeiten verlangen?

Hausverwalter und Aufgaben

Wir sind es gewohnt: Leistung und Gegenleistung müssen ausgewogen sein, sonst kann keine dauerhaft befriedigende Zusammenarbeit gewährleistet werden. Eine Partnerschaft auf Vertrauensbasis ist gerade in diesem Sektor eine dringende Voraussetzung. Ein paar Sätze hierzu:

• Der Hausverwalter steht zwischen den Interessen von Bewohnern und Gebäudeeigentümern
• Die jeweiligen Interessen aufzunehmen und ausgewogen zu beantworten, ggf. dem anderen Partner mitzuteilen, erfordert Neutralität
• Im Umgang mit Handwerkern und anderen Dienstleistern ist sicheres und verbindliches Auftreten erforderlich
• Früherkennung von Reparatur- und Instandsetzungsbedarf kann vor größerem Schaden bewahren
• Sauberkeit in der Anlage und im Anlagen-Grenzbereich sind zwingend, wenn die Wertigkeit der Immobilie wichtig ist

Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung?

Das ist so unterschiedlich wie die Immobilienanlagen, deren Standort, deren Nutzer und dem ‚Hausverwalter’. Deshalb versuchen wir die Hausverwaltung in 5 Typen zu gliedern:

1.  Hausverwaltung mit Mindestanforderungen

Dieser Typ von Hausverwalter fungiert ausschließlich als ‚Vorortperson’ für eine dahinter stehende Gebäudeverwaltung (GV). D. h. die Aufgaben sind (fast) nur auf eine Dialogbasis reduziert:

• Offene Augen und Ohren im Gebäude und in den dazugehörigen Anlagen
• Mitteilung, wenn Auffälligkeiten verzeichnet werden an GV
• Kontaktvermittlung zu Bewohnern und von Bewohnern zu GV
• Sprecher und Vertrauensperson der Bewohner

2.  Hausverwaltung mit den Aufgaben ‚eines Gebäudebewohners’

Hier werden unter anderem zusätzlich zu Ziffer 1 die gesetzlichen und örtlichen Anliegerleistungen übernommen. Das Aufgabenfeld wird erweitert um die Aufgaben wie

• Räum- und Streupflichten auf den Gehweg- und Zugangsbereichen
• Gemeinsame Abfallbehältnisse werden für die Müllabfuhr ordnungsgemäß bereitgestellt und wieder zurückgeparkt
• Leichte Aufräum- und Reinigungstätigkeiten in den Fluren, Treppenhäusern, Außenanlagen werden übernommen
• Kontrollen in geringem Umfang finden statt, z. B. Einhaltung der Kehrwoche (Sauberkeit allgemein), auch in den Gemeinschaftsräumen wie Keller, Bühnen, Fahrrad- und PKW-Garagen, den Balkonverkleidungen, bei Baum- und Strauchverwachsungen.
• Regelmäßige Handwerkerleistungen wie Heizungswartung, Fremdreinigungen, Heckenschneiden, Rasenmähen werden überwacht, ggf. werden Reklamationen gegenüber der GV gemeldet.

3.  Hausverwaltung mit Pflegearbeiten

Zusätzlich zu den Aufgaben nach Ziffer 1 und 2 übernimmt der Hausverwalter leichte Arbeiten mit eigenen oder mit zur Verfügung gestellten Geräten wie z. B. Mäharbeiten, Heckenschneiden, Reinigungsarbeiten in Fluren, Treppenhaus, Auswechseln von Leuchtmitteln in Außenbeleuchtungen und gemeinsamen Innenbeleuchtungen (Flure, Treppenhaus), Pflegeanstriche bei Gartenzäunen.

4.  Hausverwaltung mit Kosten-Umlage-Tätigkeiten

Jetzt kommen zusätzlich leichtere Büroarbeiten hinzu. Die Kosten für eine gemeinsame Antennenanlage, die Hausversicherungen (Haftpflicht, Glas, Wasser, Schwachstrom u. a. Gebäudeversicherungen) werden umgelegt. Die Messergebnisse für Heizkostenverteilung, Wasserverbrauch, Müllabfuhr usw. werden erfasst oder die fremderfassten Werte werden an die Mieter weitergereicht. Der Zahlungsvollzug sowohl für die Fremdrechnungen als auch für die Umlagebeträge erfolgt aber nicht auf ein Konto der Hausverwaltung sondern über das der GV.

5.  Hausverwaltung mit Maklertätigkeiten

Umfassende Verantwortung auch für die Vermietung von Teilbereichen. Einzelne Wohnungskündigungen und Wiedervermietungen laufen direkt über die Hausverwaltung und werden von dieser in Ergebnisschritten (Kündigung, Wiedervermietung) an GV gemeldet. Handwerksleistungen werden in Auftrag gegeben, ebenso können ‚Hausverwaltungsaufgaben nach den Schritten 1 bis 4′ in Teilen oder insgesamt als Unterauftrag vergeben werden. Die Hausverwaltung erstellt regelmäßige Abrechnungen und Aufstellungen über Wertbewegungen (Veränderungen des Vermögens, der Rücklagen), Haushaltspläne und Bilanzen im Entwurf. Schriftverkehr mit den Teileigentümern, Mietern insgesamt oder einzelnen Personen werden grundsätzlich von der Hausverwaltung vorgenommen. In Grundsätzlichen Dingen ist die GV zu informieren.

Allgemeines: Die Aufgaben richten sich immer nach den zwischen den Parteien (GV / Hausverwaltung) vereinbarten Verträgen bzw. Gesprächsprotokollen mit gegenseitiger schriftlicher oder mündlicher Anerkennung.

Vergütungen im üblichen Umfang

Wir kennen – immer im regionalen bzw. örtlichen Bezug – Begriffe und Ergebnisse wie Vergleichsmiete (Mietspiegel), Tarifverträge, Mindestlohn, Gerichtsurteile und den gerichtlichen Vergleich. Das alles kann als Basis herangezogen werden, wenn es darum geht: „Wie soll eine Hausverwaltung bezahlt werden?“

Wie überall gilt auch hier: Was ist vereinbart, der Vertrag gilt. Was soll vereinbart werden, wenn bisherige Erfahrungswerte fehlen oder grundsätzlich überprüft werden sollen?

Wenn Grundlagen für die Bemessung der Vergütung fehlen, hier ein paar Tipps zur Vergütungsfindung bzw. zur Überprüfung ‚ist meine Vergütung angemessen?’ (vom einfachen zum umfangreicheren Abwicklungsverfahren):

1.  Stundenaufschriebe, Stundenvergütung

Generell werden die geleisteten Arbeitszeiten aufgeschrieben und für die Bezahlung verwendet. Die Arbeitsaufschriebe haben folgende Inhalte:
Datum – Arbeitszeiten – Arbeitsleistung / Art der Arbeit – Unterschrift
Diese Stundenaufschriebe werden laufend geführt und entweder wöchentlich oder monatlich zur Abrechnung vorgelegt.

2.  Pauschalvergütung und Stundenaufschriebe

Es wird eine Pauschale vereinbart z. B. für die Aufgaben ‚Ziffer 1: Hausmeister mit Mindestanforderungen’ und darüber hinausgehende Leistungen werden nach Stunden vergütet.

3.  Vergütung nach Fläche

Große Immobilienunternehmen sind um einheitliche Lösungen bemüht. D. h. hier kann es von Vorteil sein, wenn mehrere ‚Blockanlagen’ in einen Vergleich einbezogen werden und dann die Vergütung nach Wohnflächen, gemeinsamen Flächen (Treppen, Flure, Tiefgaragen) und Außenanlagen (Grünanlagen, Parkplätze, Verbindungswege etc.) bemessen werden.

Was darf eine Hausverwaltung kosten?

Der Gesetzgeber hat zunehmend in die ‚Nebenkosten-Abrechnungen’ bei Wohnungsmieten eingegriffen. Hierbei gibt es Rahmenbedingungen, die nicht überschritten werden sollten. Rahmenbedingen sind immer auch Vergleichswerte.

Regionale Unterschiede sind zulässig und normal. In der Literatur genannte Kosten für umfassende Hausverwaltungen bewegen sich im Bereich von 250 bis 320 Euro pro Wohnung und Jahr und von 25 bis 35 Euro pro Garage/Jahr.

Nachfolgend werden die vorgenannten Kosten gegliedert in die fünf Phasen der Hausverwalter-Typen, wir stellen dabei folgende Vergütungsanteile zur Diskussion:

100 % = 300 Euro (25 €/Monat) Hausverwalterkosten insgesamt, davon entfallen bei unserem System auf:

1. Hausverwaltung mit Mindestanforderungen (oben Ziffer 1) 20%
2. für Zusatzaufgaben Hausverwaltung mit den Aufgaben ‚eines Gebäudebewohners’ (oben Zifffer 2) 20%
3. für Zusatzaufgaben Hausverwaltung mit Pflegearbeiten – Sondervergütung nach Zeitaufwand (oben Ziffer 3) 0%
4. für Zusatzaufgaben Hausverwaltung mit Kosten-Umlage-Tätigkeiten (oben Ziffer 4) 30%
5. für Zusatzaufgaben Hausverwaltung mit Maklertätigkeiten (oben Ziffer 5) 30%