Bürokratie ˗˗ nein danke!?
Eigentlich ist die Praxis an der Tagesordnung, doch zum Hausmeisteralltag gehört auch ein gewisses Maß an Theorie: Die Ausfertigung von regelmäßigen Besprechungsprotokollen bleibt dem besten Praktiker nicht erspart. Selbstbeschäftigung? Bürokratie?
Diese Vorurteile sind nicht ganz treffend, denn natürlich kommt es bei dieser Aufgabe auf den Protokollanten an. Nicht die Fertigung von Niederschriften ist bürokratisch, sondern höchstens die Art und Weise, wie dies geschieht.
Dabei bringen effizient geführte Protokolle viele Vorteile. Mit einem schriftlichen Nachweis
- hat der Hausmeister grundsätzlich mehr Beweiskraft
- kann er eine Gewichtung der anstehenden Arbeiten vornehmen
- sorgt er für bessere Information innerhalb der Kommune (auch an nicht direkt Beteiligte)
- erhöht er die Verständlichkeit.
Das bedeutet im Umkehrschluss weniger
- Oberflächlichkeit
- Vergesslichkeit
- Irritationen
Häufig genügt es, einzelne Punkte während oder nach einer Besprechung stichwortartig festzuhalten. Wer dann mehr Informationen wünscht, kann diese erfragen. Wichtig ist, dass das Protokoll an alle Betroffenen verteilt wird. Auch diejenigen Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben und nachrichtlich informiert werden sollten, werden so besser auf dem Laufenden gehalten.
Merke:
Protokolle informieren einen größeren Personenkreis unabhängig vom Zeitpunkt und ohne Qualitätsverluste, denn alle erreichen den gleichen Informationsstand. Wer darüber hinaus weitere Informationen wünscht, kann den direkten Kontakt zum Protokollanten
