Vertretungen in Urlaubszeiten – Einweisung von Aushilfskräften und Stellvertretern

Ob planmäßig und von langer Hand vorbereitet oder völlig überraschend wegen Personalausfalls – die Gemeinde, die Schule, die Vereine, alle wollen sich auf gutes, hilfsbereites Hausmeisterpersonal verlassen. Wofür steht der Hausmeister oder die Hausmeisterin?

Eine Kurzbefragung gibt folgende Antworten*:

  • Ordnung – Der Hausmeister weiß wo was zu finden ist
  • Gebäudefunktion – Er schaltet die Heizung ein und das Licht aus
  • Geräteverwaltung – Er überwacht und verwaltet Geräte wie Kopierer etc.
  • Haustürschlüssel – Er öffnet die Türen und schließt abends ab
  • Wirtschaftlichkeit – Er kontrolliert unter anderem den Heizölverbrauch etc.
  • Postverteiler – Er verteilt die Hauspost und macht Botengänge nach außen
  • Außenanlagen – Er ist verantwortlich für das Erscheinungsbild der Anlagen
  • Reinigung – Er beaufsichtigt Reinigungspersonal
  • Problemlöser – Er wird um Rat gefragt, wenn sonst keiner Bescheid weiß
  • Fundsachenverwaltung – Er verwaltet alles, was liegen bleibt

*Zehn Antworten auf die gestellte Frage „Was macht der Hausmeister hier?“ – und bei Ihnen, wie sehen da die Antworten aus?

Hausmeister – ein Tausendsassa in jeder Disziplin?

Um es vorweg zu nehmen: Das Image der Hausmeister ist meistens sehr gut! Jeder Bürgermeister weiß, dass diese Berufsgruppe ein wichtiger Multiplikator innerhalb einer Gemeinde ist. Ein Hausmeister trifft Vereinsmenschen wie Übungsleiter, Vorstände, Elternvertreter usw., Hausmeister sind Kontaktmenschen. Positiv gestimmt tragen sie zu einem guten Orts- und Meinungsbild bei.

Und immer öfter sind auch Hausmeisterinnen in diesen Berufsgruppen anzutreffen und machen einen guten Job!

Egal ob Mann oder Frau: Hausmeister sind Organisationstalente mit gutem Gedächtnis!

Es gibt keine zwei Hausmeister mit exakt den gleichen Arbeits- und Tagesabläufen. Das macht die Aufgaben schwierig, aber auch interessant und abwechslungsreich. Jedes Gebäude ist anders, Gäste, Schüler, Vereine, Vorgesetzte usw. prägen das Aufgabenfeld.

Sie wissen von sehr vielen Dingen sehr, sehr viel! „Es ist besser von einer Sache alles zu wissen als von vielen Dingen etwas“ – diese Weisheit passt für diese Berufsgruppe nicht. Natürlich braucht mein Hausmeister auch Tiefenwissen. Das eignet er sich im Laufe seines Arbeitslebens an oder er bringt es von seinem „angestammten“ Beruf mit. Meistens haben Hausmeister einen Handwerksberuf (z.B. Installateur, Maler etc.) erlernt und wechseln aus diesem in die Aufgaben eines Hausmeisters.

Das spezielle Wissen um eine Schule, die Mehrzweckhalle, das Hallenbad, das Bürgerhaus und so weiter, wird als ‚„Berufserfahrung“ angeeignet. Wie funktioniert das Abfallmanagement, was ist beim Winterdienst zu beachten, wie werden Störungen beim Kopierer behoben, wie funktioniert der Reinigungsdienst usw.? Das sind Erfahrungswerte, nach dem Motto: Wer’s hat, der hat’s!

Stellvertreter und Aushilfen

Natürlich fällt die Schule nicht aus, wenn der Hausmeister außer Haus ist. Selbstverständlich wird auch das Weihnachtskonzert stattfinden, obwohl er überraschend krank geworden ist. Und mit Sicherheit wird auch die Papiertonne geleert, wenn er im Urlaub ist.

Wie gut eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter arbeitet, merkt man an den Tatsachen, die entstehen, wenn er oder sie mehrere Tage ausfällt. Anders gesagt: Wer seinen Laden im Griff hat, kann getrost ein paar Tage fehlen, ohne dass alles drunter und drüber geht.

Die Einweisung über die Betriebsvorschriften stellt die Verantwortlichen immer wieder vor Probleme.

Einweisung mit System

Mangelhafte Organisation heute = Chaos morgen!

Wer ein Moped lenkt, braucht einen Führerschein, wer eine Mehrzweckhalle mit 400 Besuchern managt braucht….? Eine Einweisung nach der VstättVO.

Es gibt Regeln und ein Protokoll über eine Pflicht-Einweisung: Die VstättVO gibt vieles zwingend vor (Beispiel VstättVO Baden-Württemberg, andere Bundesländer weitgehend identisch). Zur Pflichteinweisung beachte Fettdrucke § 47 Ziffer 17 und § 42 Abs. 2

(Quelle: http://www.gaa.baden-wuerttemberg.de/servlet/is/16493/2_2_3.pdf):

 

§ 47 OrdnungswidrigkeitenTeil2 Einweisung-Rechtlich Lupe frei rechts

Ordnungswidrig nach § 75 Abs. 3 Nr. 2 LBO handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig

  1. entgegen § 31 Abs. l die Rettungswege auf dem Grundstück, die Zufahrten, Aufstell- und Bewegungsflächen nicht frei hält,
  2. entgegen § 31 Abs. 2 die Rettungswege in der Versammlungsstätte nicht frei hält,
  3. entgegen § 31 Abs. 3 Türen in Rettungswegen verschließt oder fest stellt,
  4. entgegen § 32 Abs. 1 die Zahl der genehmigten Besucherplätze überschreitet oder die genehmigte Anordnung der Besucherplätze ändert,
  5. entgegen § 32 Abs. 3 erforderliche Abschrankungen nicht einrichtet,
  6. entgegen § 33 Abs. l bis 5 andere als die dort genannten Materialien verwendet oder entgegen § 33 Abs. 6 bis 8 anbringt,
  7. entgegen § 34 Abs. l bis 3 Ausstattungen auf der Bühne aufbewahrt oder nicht von der Bühne entfernt, z.B. entgegen § 34 Abs. 4 pyrotechnische Gegenstände, brennbare Flüssigkeiten oder anderes brennbares Material außerhalb der dafür vorgesehenen Magazine aufbewahrt,
  8. nicht aufgeführt / entfällt,
  9. entgegen § 35 Abs. 1 oder 2 raucht oder offenes Feuer, brennbare Flüssigkeiten oder Gase, explosionsgefährliche Stoffe oder pyrotechnische Gegenstände verwendet,
  10. entgegen § 36 Abs. 4 die Sicherheitsbeleuchtung nicht in Betrieb nimmt,
  11. entgegen § 36 Abs. 5 Laseranlagen in Betrieb nimmt,
  12. entgegen § 37 die vorgeschriebenen Prüfungen nicht oder nicht rechtzeitig durchführen lässt, BauR 2.2.3 Version 01/2012 Vorschriftensammlung der Gewerbeaufsicht Baden-Württemberg 27
  13. als Betreiber, Veranstalter oder beauftragter Veranstaltungsleiter entgegen § 38 Abs. 2 während des Betriebes nicht anwesend ist,
  14. als Betreiber, Veranstalter oder beauftragter Veranstaltungsleiter entgegen § 38 Abs. 4 den Betrieb der Versammlungsstätte nicht einstellt,
  15. entgegen § 40 Abs. 2 bis 5 in Verbindung mit § 38 Abs. 1 als Betreiber, Veranstalter oder beauftragter Veranstaltungsleiter den Betrieb von Bühnen oder Szenenflächen zulässt, ohne dass die erforderlichen Verantwortlichen oder Fachkräfte für Veranstaltungstechnik oder aufsichtführenden Personen anwesend sind oder wer entgegen § 40 Abs. 2 bis 5 als Verantwortlicher oder Fachkraft für Veranstaltungstechnik oder aufsichtführende Person die Versammlungsstätte während des Betriebes verlässt,
  16. als Betreiber entgegen § 41 Abs. l oder 2 nicht für die Durchführung der Brandsicherheitswache sorgt oder entgegen § 41 Abs. 3 die Veranstaltung nicht anzeigt,
  17. als Betreiber oder Veranstalter die nach § 42 Abs. 2 vorgeschriebenen Unterweisungen unterlässt,
  18. als Betreiber oder Veranstalter entgegen § 43 Abs. l bis 3 keinen Ordnungsdienst oder keinen Ordnungsdienstleiter bestellt,
  19. als Ordnungsdienstleiter oder Ordnungsdienstkraft entgegen § 43 Abs. 3 oder 4 seinen Aufgaben nicht nachkommt,
  20. als Betreiber einer der Anpassungspflichten nach § 46 Abs. l nicht oder nicht fristgerecht nachkommt.Teil2 Einweisung-Rechtlich Hammer frei

§ 42 Brandschutzordnung, Feuerwehrpläne

(1) Der Betreiber oder ein von ihm Beauftragter hat im Einvernehmen mit der für den Brandschutz zuständigen Dienststelle eine Brandschutzverordnung aufzustellen und durch Aushang bekannt zu machen. In der Brandschutzordnung sind insbesondere die Erforderlichkeit und die Aufgaben eines Brandschutzbeauftragten und der Selbsthilfekräfte für den Brandschutz sowie die Maßnahmen festzulegen, die zur Rettung behinderter Menschen, insbesondere Rollstuhlbenutzer, erforderlich sind.

(2) Das Betriebspersonal ist bei Beginn des Arbeitsverhältnisses und danach mindestens einmal jährlich zu unterweisen über

  1. die Lage und die Bedienung der Feuerlöscheinrichtungen und -anlagen, Rauchabzugsanlagen, Brandmelde- und Alarmierungsanlagen und der Brandmelder- und Alarmzentrale,
  2. die Brandschutzordnung, insbesondere über das Verhalten bei einem Brand oder bei einer Panik, und
  3. die Betriebsvorschriften.

Der für den Brandschutz zuständigen Dienststelle ist Gelegenheit zu geben, an der Unterweisung teilzunehmen. Über die Unterweisung ist eine Niederschrift zu fertigen, die der Baurechtsbehörde auf Verlangen vorzulegen ist.

(3) Im Einvernehmen mit der für den Brandschutz zuständigen Dienststelle sind Feuerwehrpläne anzufertigen und der örtlichen Feuerwehr zur Verfügung zu stellen.

 

Vorgabe für die Einweisungsschritte

Die Einweisung über die Betriebsvorschriften stellt die Verantwortlichen immer wieder vor Probleme. Hilfe ein neuer Mitarbeiter? Schnelleinweisung aber wie?

Folgende Vorgehensweise wird empfohlen.

 

1. Gebäude- und Anlagen-Rundgang

Start ist grundsätzlich dort, wo üblicherweise auch der Besucher den Weg zur Einrichtung nimmt: vom Gehweg (öffentlicher Verkehrsraum) zur Anlage bzw. zum Haupteingang. Am besten werden die wichtigsten Aufgaben für Hausmeister und ihre Arbeits- bzw. Aufgabenziele mit einem Skript erläutert.

Der Rundgang setzt sich dann fort in der Reihenfolge wie die häufigsten Besucher-Frequentierungen erfolgen. Zuletzt kommen Nebenräume und Durchgang der Außenanlagen.

2. Notfall-Ordner / Checkliste / Vordrucke und PflichtmeldungenTeil3 Einweisung-Checkliste ohne

Nach der Checkliste ‚„Notfall-Ordner“ wird jetzt systematisch das Gebäude / die Anlage an Hand von Unterlagen durchgegangen. Planen Sie hierfür etwa eine Stunde ein. Dieses Zeitfenster sollte ausreichen, um alles anzusprechen. Die Unterlagen können dann in den nächsten Tagen vom „Neuen“ intensiver durchgesehen und aufgenommen werden.

Jede Dienststelle hat eine gewisse Anzahl von ‚„Pflichtvordrucken“. Bei Hausmeistern sind dies z.B. Quittungsbelege nach Veranstaltungen (von Verbrauchswerten bis Abnahmeprotokoll), Schadensmeldungen, Arbeitszeitnachweise, Rechnungsbelege- und Lieferanten- bzw. Handwerkerrapporte usw.. Diese Pflichtvordrucke sind durchzusprechen und auszuhändigen, damit eine einheitliche Qualität beim Ausfüllen gewährleistet werden kann.

Wichtig zum Notfall-Ordner-System

 

  1. Steht immer im Hausmeister-Regieraum.
  2. Alle öffentlichen Gebäude / Anlagen haben dieses einheitliche System. Das erleichtert Personalwechsel und den Wechsel beim Personal von einer Einrichtung in eine andere.
  3. Für die Einrichtung „Bereich Notfall“ (Rubrik-Ziffern 1 bis 5) reicht maximal eine Stunde Arbeitszeit.
  4. Die Bereiche ‚Einweisung in Gebäude und Anlagen“ (Ziffern 6 bis 20) können Zug um Zug ergänzt werden, z.B. regelmäßig eine Stunde pro Woche.
  5. Die Bereiche ‚„individuelle Gebäude-, Geräte- und Anlagen-Unterlagen“ (Ziffern 21 ff.) enthalten Bedienungsanleitungen, Garantiebestimmungen, Wartungspläne, Bestandspläne und vergleichbare Unterlagen.

3. MitarbeiterInnen, regelmäßige Nutzer-Vorstellung

Wer ist regelmäßig im Gebäude, wer hat welche Aufgaben, Ziele, Rechte usw. Mit welchen Personen finden regelmäßige Kontakte statt, mit welchen Personen ist gelegentlich zu rechnen, wie wird mit Fremden umgegangen? Welche Dienstwege sind einzuhalten?

4. Aufgaben- und Arbeitsplatzbeschreibung

5. Arbeitszeiten-Regelung

Einweisungshilfe

Nachfolgend eine Check-Liste für eine Einweisung in die Betriebsvorschriften einer öffentlichen Anlage, bei unserem Beispiel eine ist es Mehrzweckhalle. Die Checkliste ist so aufgebaut, dass sie gleichzeitig als Protokoll über die Einweisung erweitert werden kann – das Formular können Sie hier herunterladen.

 

 

Checklisten-Download blau kl

 


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