Der professionelle Gebäude- und Anlagendurchgang

Verantwortliche für Sicherheit und Wirtschaftlichkeit führen aus zwei Gründen eine „regelmäßige Gebäude- und Anlagen-Kontrolle“ durch. Einmal, damit im Schadensfalle keine „Rechtsvorwürfe kleben bleiben“ und darüber hinaus auch, um optimale Betriebsergebnisse zu erzielen.

Um diese zwei Gründe zu ermöglichen bedarf es einer systematischen Vorgehensweise:

1. eindeutige Terminierung für die Durchgangskontrolle
2. keine Nebenaufgabenerfüllung im Rahmen einer Kontrolle
3. schriftlicher Beleg der Kontroll-Ergebnisse (siehe Formular „Pflichteinweisung Gebäudekontrolle“)

1. Terminierung für die Durchgangskontrolle

Im Rahmen der vorgeschriebenen Einweisungspflichten wird für die technische Einweisung auch das Stellvertreterpersonal in die Durchgangskontrolle beigezogen. Dadurch werden ‚zwei Fliegen mit einer klappe geschlagen’

1. die technische Einweisung wird auch für das Vertretungspersonal erfüllt
2. Funktionskontrolle und Funktionseinweisung wird erfüllt

Nur mit einer eindeutigen Terminierung wird das gewünschte Betriebsergebnis ermöglicht. Wer Kontrollgänge „bei Gelegenheit“ durchführt, wird dem Anspruch einer wirkungsvollen Kontrolle nicht gerecht und bekennt sich vorne weg mit dem Mangel „oberflächlich“. Wer beide Kontrollgangvarianten (kurzfristige Ansetzung – deutliche Terminierung mit Mehrtagesvorlauf) mitgemacht hat, wird diese Ansicht teilen!

Die Terminierung für die Durchgangskontrolle hat schriftlich zu erfolgen. Es steht in der schriftlichen Mitteilung: wer – wann – was – wozu!

2. Keine Nebenaufgaben – volle Konzentration: Durchgangskontrolle / Einweisung

Wer schon mehrere solche Einweisungen und Durchgangskontrollen mitgemacht hat, wird es bestätigen: Nur bei voller Konzentration auf die Aufgabe, kann die gewünschte Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit erreicht werden. Stellen Sie sich vor, bei der KFZ-Kontrolle würde der Prüfer parallel noch drei andere Aufgaben erfüllen wollen, das geht schief! Volle Konzentration das bedeutet, einen Plan für die Vorgehensweise, ein sofortiges notieren / fotografieren von Auffälligkeiten und Schäden.

3. Protokollierung – Dokumentensicherheit

Grundsätzlich wird eine Einweisung und Durchgangskontrolle protokolliert. Schließlich wird hier auch für Beleg-Sicherheit gearbeitet, d. h. sollte ein Schadensereignis oder ein Versicherungs- bzw. eine Garantieleistung in folge entstehen, ist dieses Protokoll eine wichtige Beweisgrundlage. Für diese Protokolle werden meistens Vordrucke (wie sie auch von uns angeboten werden) verwendet. Der Vordruck sollte auch ein systematisches Vorgehen für die technische Einweisung und diese Durchgangskontrolle unterstützen.

Fotodokumente sagen oft mehr als hundert Worte. Insbesondere auch dann, wenn diese Digitalfotos später für eine Angebotsanforderung, Aufgabenerteilung usw. verwendet werden können.

4. Verteiler und Dienstweg, Entlastung bei Negativereignissen

Oft ist nicht entscheidend, was gemacht wird sondern was die anderen glauben, was gemacht wird! Eine positive Aufgabenerfüllung sollte auch ankommen. Das geschieht durch Arbeitsdokumente, die man seinem Vorgesetzten vorlegt.

Protokolle müssen unbedingt für alle Beteiligten und für den Dienstweg gefertigt werden. Nur bei einem ordentlichen Verteilermodus, der sich am Dienstweg zu orientieren hat, wird auch die Anschlussbearbeitung sichergestellt werden können bzw. die Entlastung bei Negativentwicklungen erteilt werden können.

5. Systematische Einweisung / Anlagen-Durchgang (E-D)09

Mindestens einmal jährlich vorgeschrieben, vor jeder ‚Neu-Beschäftigung’ zwingend erforderlich. Wer diese Einweisungspflichten nicht erfüllt, der handelt ordnungswidrig und ist in Schadensfällen in ungünstiger Position!

Bei diesem Skript gehen wir nach dem Muster-Vordruck Einweisungs- und Übergabeprotokoll der Hausmeister-Infos vor.
Wir beginnen die E-D vom öffentlichen Verkehrsweg und nähern uns dem Gebäude bzw. der Anlage, es folgt ein Rundumgang bevor wir durch den Haupteingang in das Gebäude eintreten. Hier werden die ersten Stationen des Muster-Vordruckes (siehe verlinktes Formular „Pflichteinweisung Gebäudekontrolle“).